Konferensi video adalah teknologi yang sangat teknis, sangat rumit yang telah disusun dari bawah ke atas agar sesederhana dan semudah mungkin digunakan oleh pengguna. Meskipun konferensi video hanya benar-benar menjadi media yang dapat digunakan dalam beberapa tahun terakhir, konferensi ini diangkat sebagai opsi yang menarik ketika berkomunikasi dengan teman, keluarga, kolega, dan klien. Terlepas dari kesederhanaannya, ada banyak hal yang dapat Anda lakukan – atau tidak lakukan – untuk memastikan pertemuan virtual yang hebat.

1. Memberi dan menerima – pertanyaan dan jawaban – adalah landasan komunikasi. Dalam konferensi video, Anda terhambat karena tidak ada orang di depan Anda. Ini terutama terlihat ketika Anda mengajukan pertanyaan, karena kadang-kadang sulit bagi peserta Anda untuk mengetahui dengan siapa Anda berbicara. Pastikan Anda mengucapkan nama seseorang di awal pertanyaan Anda.

2. Masalah khusus untuk rapat virtual adalah tombol bisu. Tombol bisu sangat penting untuk memiliki pertemuan yang tertata dengan baik dan tenang, dan penggunaannya harus didorong. Namun, mereka dapat memperlambat sesi tanya jawab, terutama sesi dadakan. Ketika Anda mengajukan pertanyaan kepada seseorang, pastikan Anda memberi mereka beberapa detik untuk merespons. Ini memungkinkan mereka waktu untuk membisukan diri mereka sendiri.

3. Dengan setiap orang terpisah, sulit untuk mendapatkan konsensus. Meminta orang untuk mengangkat tangan jika mereka setuju hanya benar-benar berfungsi di konferensi video yang lebih kecil di mana Anda memiliki jendela untuk setiap orang. Pada panggilan yang lebih besar atau beberapa ruang pertemuan, mustahil untuk mendapatkan jawaban yang akurat. Couch pertanyaan Anda untuk mengatasi jumlah tanggapan paling sedikit. Misalnya, jangan tanya apakah semua orang mengerti; tanyakan siapa yang tidak mengerti.

4. Teknologi konferensi video adalah teknologi tinggi, tetapi itu hanya berarti akan melakukan apa yang seharusnya. Berteriak atau berbicara keras tidak hanya menjengkelkan, tetapi juga menunjukkan tidak berpengalaman dengan teknologi rapat virtual. Bicaralah dengan nada suara normal. Jangan khawatir, mereka akan mendengarmu.

5. Jika Anda tidak dapat membantu tetapi khawatir bahwa orang tidak dapat mendengar Anda, uji suara Anda terlebih dahulu. Minta peserta Anda untuk memperkenalkan diri di awal konferensi. Tidak hanya ini akan membantu memecahkan es, tetapi juga akan memungkinkan Anda untuk mendengar volume dan kualitas suaranya. Jika Anda masih khawatir dengan hasil Anda sendiri, tanyakan kepada seseorang apakah mereka dapat mendengar Anda dengan baik.

6. Mungkin terasa berlawanan dengan intuisi, tetapi Anda seharusnya tidak terlalu sering melihat orang-orang di layar Anda, terutama ketika Anda menyapa mereka. Tempat terbaik untuk melihat saat berbicara adalah langsung ke lensa kamera. Peserta Anda akan mendapatkan kesan bahwa Anda melihat langsung ke mereka. Ini menciptakan pengalaman yang lebih bisa dipercaya dan menyenangkan antara mereka dan Anda.

7. Jika Anda telah melakukan persiapan dengan benar, Anda tahu persis seberapa jauh Anda dapat bergerak saat berada di depan kamera Anda. Untuk membantu Anda menekan “tanda”, gunakan mouse sebagai titik jangkar. Pegang mouse secara alami saat mengatur kamera Anda. Kemudian, saat Anda bergerak bolak-balik perhatikan seberapa jauh lengan Anda ditekuk atau diluruskan. Saat Anda tayang, Anda dapat tetap tampil di layar tanpa mengganggu diri sendiri.

8. Kecuali Anda telah menjatuhkan $ 50.000 hingga $ 150.000 pada pengaturan konferensi video Anda, Anda tidak akan memiliki video yang benar-benar mulus dan tidak dapat dibedakan dari kehidupan nyata. Jadi, Anda harus bekerja dalam batasan Anda dan peralatan dan bandwidth peserta Anda. Yang paling penting untuk diingat adalah menjaga gerakan Anda kecil dan gerakan Anda lebih lambat dari biasanya. Sedikit perhatian pada detail ini akan meminimalkan efek berombak.

9. Pakaian Anda mengatakan banyak tentang Anda, tetapi melalui konferensi video, beberapa pakaian mengatakannya dengan keras. Untuk memberikan tampilan terbaik dari Anda, cobalah berpakaian dalam warna pastel cahaya dan warna bisu. Warna-warna cerah dan keras dapat membuat kulit Anda terlihat aneh di layar. Jangan kenakan semua warna terang atau gelap untuk menghindari masalah keseimbangan putih atau kontras. Pola yang sibuk juga adalah sesuatu yang harus dihindari.

10. Sementara pakaian Anda memberi tahu peserta tentang Anda, begitu juga tempat Anda memilih untuk melakukan konferensi. Selain poin yang jelas bahwa apa yang Anda miliki di meja Anda dan di belakang Anda akan membuat kesan pada peserta Anda, mereka juga dapat merusak kualitas video Anda. Cobalah memiliki latar belakang yang bersih atau telanjang dengan warna netral. Jaga agar semua area yang terlihat oleh kamera rapi dan dideklarasikan. Anda tidak hanya akan terlihat lebih baik di layar, ia juga mengatakan sesuatu tentang cara Anda bekerja.

Konferensi video adalah cara terbaik untuk menghemat uang, waktu, dan energi sambil tetap menyelesaikan lebih banyak pekerjaan daripada sebelumnya. Mereka berteknologi tinggi dan bernilai banyak poin “keren” di dunia bisnis. Jika Anda meluangkan waktu dan perencanaan, konferensi video Anda bisa seperti teknologi itu sendiri: rumit, namun halus dan canggih.