Rapat virtual diadakan setiap hari dan di mana pun. Banyak orang yang berbeda dari berbagai budaya dapat menghadiri pertemuan virtual ini. Penting bagi semua peserta untuk mengetahui bagaimana mempersiapkan dan berpartisipasi dalam pertemuan virtual. Jika mereka tidak mempersiapkan dan berpartisipasi dengan baik, rapat tidak akan sesukses yang diharapkan. Selain itu, lebih banyak pertemuan mungkin diperlukan bagi peserta untuk “membuatnya” bahwa itulah yang membuat pertemuan lebih efektif. Di bawah ini disajikan tujuh belas cara untuk mempersiapkan diri menjadi peserta rapat virtual yang baik.

Persiapkan Sebelumnya:

1. Pastikan untuk memiliki informasi log-in dan dokumen yang diperlukan setidaknya satu jam sebelum waktu pertemuan.

2. Gunakan headset untuk suara yang lebih baik melalui mikrofon dan mendengarkan suara orang lain tanpa mengganggu orang-orang di luar rapat.

3. Singkirkan gangguan dari area tempat pertemuan akan hadir, jika memungkinkan.

4. Matikan email, teks, atau telepon yang dapat mengganggu fokus saat menghadiri.

5. Berpakaianlah seolah-olah sedang duduk dalam rapat, karena webcam mungkin saja sedang digunakan.

6. Pasang tanda “sedang rapat” untuk mencegah orang menyela.

7. Makan sebelum atau sesudah rapat, bukan selama karena kecelakaan bisa terjadi atau mungkin mendapat pertanyaan di tengah jalan.

8. Masuklah ke sesi beberapa menit lebih awal sehingga fasilitator akan tahu kapan semua orang hadir.

Berpartisipasi Selama Waktu:

9. Perkenalkan diri sebelum rapat dimulai, jika diizinkan.

10. Gunakan “bisu” saat tidak berbicara untuk mencegah suara memasuki sesi.

11. Sebutkan nama sebelum berbicara sehingga semua orang tahu siapa yang berbicara.

12. Tetap fokus pada topik rapat dan waktu agenda.

13. Pertimbangkan orang lain dan beri mereka waktu untuk menyelesaikan pembicaraan sebelum menjawab atau mengajukan pertanyaan.

14. Jaga agar komentar dan pertanyaan tetap ringkas dan langsung pada intinya karena waktu pertemuan sangat berharga dan biasanya singkat.

15. Biarkan jeda karena waktu relai / penerimaan bisa lambat.

16. Batasi gerakan dan gestur, jika menggunakan video atau webcam, karena dapat menyebabkan penerimaan kabur.

17. Catat item tindakan pribadi dan minta atau usulkan tanggal jatuh tempo sebelum rapat ditutup.

Tujuh belas cara untuk menjadi peserta rapat virtual yang lebih baik harus membantu membuat rapat menjadi lebih efektif dan mungkin mengurangi jumlah rapat yang diperlukan untuk mencapai hasil yang lebih baik. Dengan menggunakan tip ini, anggota global mempelajari cara terbaik untuk mempersiapkan dan berpartisipasi dalam pertemuan virtual. Di mana pun mereka berada selama rapat virtual, mereka dapat menjadi peserta yang lebih efektif dan membantu rapat mencapai hasil yang diinginkan jika mereka belajar untuk mempersiapkan dan berpartisipasi sesuai dengan itu.