Jadi, Anda memiliki bisnis kecil atau Anda sedang dalam proses membuatnya – jenis sistem telepon yang Anda inginkan? Jalur darat tradisional atau sistem telepon virtual, yang sering disebut sebagai sistem PBX virtual (Private Branch Exchange). Ada kelebihan dan kekurangan untuk menggunakan masing-masing, jadi di sini adalah tampilan rinci opsi Anda.

Pertama, mungkin deskripsi yang tepat dari telepon virtual yang relatif baru ini diperlukan untuk membuat keputusan bisnis yang sehat, terutama ketika menyangkut komunikasi kantor bisnis Anda – jantung dari perusahaan mana pun. Virtual berarti semuanya ditangani secara online atau melalui Internet. Ini adalah VOIP atau sistem voice over IP, seperti program Skype populer yang sekarang memiliki sekitar 300 juta pengguna menurut Microsoft yang mengakuisisi Skype sebesar $ 8,5 miliar pada tahun 2011.

Banyak skeptis masih menolak menggunakan web untuk komunikasi telepon tetapi teknologi ini menjadi jauh lebih baik dan mungkin menjadi norma di masa depan yang tidak terlalu jauh. Dalam cahaya yang sama, banyak rumah tangga sekarang menggunakan telepon tradisional dan menggunakan opsi yang sepenuhnya mobile. Semakin banyak komunikasi sehari-hari kita yang nirkabel / mobile, dan banyak yang terhubung melalui Internet. Suka atau tidak, sebagian besar komunikasi bisnis saat ini dilakukan melalui komputer, ponsel, dan web.

Dalam kerangka kerja saat ini, pemilik bisnis mana pun setidaknya harus mempertimbangkan “opsi virtual” ketika mengatur sistem komunikasi mereka. Jadi, inilah 5 alasan untuk menggunakan sistem telepon virtual, diikuti oleh beberapa alasan mengapa Anda tidak boleh menggunakannya.

1. Biaya – Sudah pasti lebih murah untuk menjalankan sistem telepon virtual tidak hanya karena biaya operasinya akan lebih rendah, tetapi biaya awal untuk memulai atau mengatur akan jauh lebih sedikit daripada menggunakan sistem tradisional. Sebenarnya, jika Anda menggunakan ponsel Anda saat ini, biayanya akan sangat minimal dibandingkan dengan menginstal dan memelihara sistem darat.

2. Waktu Pengaturan – Salah satu keuntungan terbaik menggunakan sistem berbasis web virtual, setup hampir instan. Jika Anda memesan telepon virtual, ini akan memakan waktu seminggu atau beberapa hari untuk tiba, tetapi sebagian besar sistem telepon Anda dapat berjalan dan berjalan dalam hitungan menit. Anda bahkan dapat “port” nomor telepon bisnis Anda saat ini ke layanan atau penyedia online ini.

3. Mobilitas – Menggunakan sistem virtual dapat memberi karyawan dan bisnis Anda mobilitas lengkap. Mereka dan perusahaan Anda dapat dijangkau 24/7 dari mana saja di planet ini. Jika operasi Anda memiliki tenaga penjualan keliling yang aktif, memiliki data dan komunikasi Anda di “cloud” mungkin terbukti sangat bermanfaat.

4. Efisiensi – Memiliki semua komunikasi bisnis Anda yang mudah diakses oleh semua pihak dapat membuat operasi yang sangat efisien. Semua faks, statistik penjualan, memo … dapat dengan mudah dikirim / diterima oleh semua pekerja Anda. Penggunaan pesan suara, penerusan pesan, faks Internet … bahkan resepsionis 24/7 virtual dapat membuat bisnis berjalan dengan lancar.

5. Keterkaitan – Tak perlu dikatakan, komputer menjalankan sebagian besar bisnis modern dan memiliki semua komunikasi telepon dan kantor perusahaan Anda dengan rapi terhubung dengan web dan komputer Anda akan menyinkronkan / mendigitalkan seluruh operasi Anda. File, panggilan, pesanan penjualan … semua bisa dalam bentuk digital sehingga mudah diakses oleh semua pekerja Anda. Memiliki semua komunikasi kantor Anda secara langsung terhubung ke email, faks, dan panggilan telepon Anda melalui sistem PBX virtual yang menghubungkan seluruh pertunjukan.

Sekarang, ini semua alasan yang sah untuk menggunakan sistem telepon virtual tetapi ada beberapa kelemahan. Terutama, masalah privasi dan keamanan harus dipertimbangkan ketika datang ke Internet. Kita semua telah mendengar kisah horor tentang data pribadi dicuri atau diretas dan informasi apa pun yang disimpan di komputer yang terhubung ke web dapat dikompromikan. Sementara kami perlahan-lahan meningkatkan keamanan dan banyak orang di masyarakat umum sekarang menggunakan web untuk hal-hal seperti perbankan, belanja, faks dan komunikasi telepon – ketidakpercayaan secara keseluruhan masih ada dan harus dipertimbangkan.

Sementara enkripsi dan peningkatan langkah-langkah keamanan memang membuat sebagian besar komunikasi aman, usaha kecil tetap harus memastikan data sensitif yang disimpan online sepenuhnya aman. Hal yang sama berlaku untuk komunikasi telepon bisnis Anda, tanyakan kepada penyedia untuk melihat dengan tepat langkah-langkah keamanan apa yang ada dan bagaimana data pribadi Anda disimpan secara online. Dalam nada yang sama, Anda harus memeriksa “kualitas” penyedia secara menyeluruh dan memastikan mereka memiliki layanan yang dapat diandalkan dengan dukungan yang baik.

Masalah lain hanya berkaitan dengan pelanggan atau basis klien Anda, jika Anda memiliki daftar klien tradisional yang lebih suka menggunakan sambungan telepon rumah (terutama jika menyangkut data atau informasi sensitif) Anda mungkin ingin tetap menggunakan sistem tradisional. Namun, jika basis klien Anda benar-benar nyaman dengan telepon virtual dan berkomunikasi melalui web, maka sistem PBX virtual mungkin menjadi pilihan yang lebih cocok untuk bisnis Anda. Meskipun sebagian besar pelanggan Anda tidak akan melihat perbedaannya, pepatah lama, pelanggan selalu benar ikut bermain di sini dan harus diikuti.

Terakhir, mungkin agak berlebihan untuk dikatakan, tetapi semua komunikasi bisnis Anda sangat penting untuk keberhasilan perusahaan atau operasi Anda. Hanya perlu diingat, di era ponsel ini, layanan VOIP dan penyedia cloud dari segala jenis – pergi dengan sistem telepon virtual yang lebih murah dan lebih efisien adalah pilihan yang pasti, tetapi seperti biasa itu panggilan Anda.