Menjadi bebas kertas adalah tujuan dari kantor besar dan kecil, tetapi tantangan terbesar adalah untuk mengelola dan mengendalikan dokumen digital, yang bisa menjadi tugas yang rumit seperti berurusan dengan file fisik. Perangkat lunak manajemen dokumen yang baik adalah jawaban untuk tantangan berbagi, menyimpan, berkolaborasi, dan pada akhirnya menghilangkan semua catatan yang sudah usang. SharePoint adalah alat yang hebat untuk manajemen dokumen yang biasanya dianggap oleh banyak organisasi karena mereka sudah menggunakan produk Microsoft untuk berbagai tugas.

Apa itu manajemen dokumen SharePoint dan apa yang dapat Anda harapkan darinya?

Manajemen dokumen SharePoint dirancang khusus untuk menjadi alat intranet dan kolaborasi yang menawarkan tempat yang aman untuk menyimpan, berbagi, mengatur, dan juga mengakses informasi apa pun dengan mudah. SharePoint ditawarkan pada versi premis, hybrid, dan cloud. Muncul dengan serangkaian fitur dan fungsi yang luas dan juga memiliki fitur yang terus berubah dan pengaturan perizinan yang kompleks. Ini telah digunakan bersama Microsoft Exchange, aplikasi web kantor, Skype untuk bisnis oleh organisasi menengah dan juga departemen besar. Saluran distribusi utamanya adalah Office 365. SharePoint berbasis cloud dikembangkan untuk meningkatkan platform dan untuk meningkatkan pengalaman pengguna dan meningkatkan pencarian di dunia di mana kecepatan dan personalisasi diharapkan.

Bagaimana cara menggunakan SharePoint untuk manajemen dokumen?

Sistem manajemen dokumen yang kaya fitur merupakan persyaratan utama bagi perusahaan yang ingin merampingkan, mengotomatisasi, dan mengoptimalkan proses yang didorong oleh dokumen dan juga membuat karyawan lebih produktif.

Pengambilan dan validasi:

Organisasi bisnis harus mengoperasikan berbagai data tidak terstruktur dalam beragam format seperti file JPG, TIFF atau CAD yang tidak dapat dicari oleh konten. Untuk mempermudah penanganan dokumen semacam itu, penting agar semua dokumen dapat dibaca. Ini dapat dicapai melalui integrasi sistem manajemen dokumen yang memiliki perangkat lunak OCR. Terintegrasi dengan OCR, SharePoint dapat menawarkan konversi volume tinggi dari dokumen kertas menjadi dokumen digital yang mudah dicari dan juga dapat diklasifikasikan, diindeks dan disimpan di perpustakaan.

Pengindeksan:

Di SharePoint, dokumen menjalani pengindeksan otomatis dan ini memudahkan untuk mengambil lebih cepat. Sistem manajemen dokumen mengalokasikan ID unik untuk dokumen sehingga tidak ada kebingungan karena nama dokumen yang serupa. Ini juga mendukung pembuatan banyak bidang metadata untuk setiap dokumen dan ini menyederhanakan penyimpanan, klasifikasi, dan juga pencarian dokumen.

Penyimpanan:

Perusahaan besar, seringkali membutuhkan ruang penyimpanan yang besar untuk dokumen digital mereka dan juga diharuskan untuk menyimpan informasi rahasia tentang karyawan, klien, dan kegiatan bisnis lainnya selama beberapa waktu. Data yang dikumpulkan di SharePoint Online disebut daftar, yang terdiri dari item daftar dan memiliki hingga 30 juta item. SharePoint mendukung sebagian besar jenis file dan juga bekerja dengan ekstensi file seperti .odt, .ods, .ppsx yang jarang. Ini juga membantu untuk mengoptimalkan aset konten dengan secara otomatis menghapus file yang tidak berguna.

Kolaborasi:

Kolaborasi adalah fitur manajemen dokumen utama utama karena membantu karyawan untuk dengan mudah mengedit dokumen secara bersamaan dan juga melihat perubahan melalui bilah berwarna dan ini akhirnya meningkatkan produktivitas. Platform ini juga dikenal karena kemampuan penulisan bersama dan ini memungkinkan karyawan untuk bekerja pada dokumen perusahaan pada saat yang sama.

Kepatuhan dan keamanan peraturan:

Ini penting untuk semua bisnis terlepas dari ukurannya. Perusahaan perlu secara konsisten menyesuaikan kebijakan eksternal dan internal mereka untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan. Dan ketidakpatuhan dapat menyebabkan denda, kurungan dan bahkan pelanggaran kontrak. SharePoint membantu mengontrol orang-orang yang dapat melihat, menghapus, atau mengedit dokumen dan membangun sistem yang memiliki beberapa tingkat izin bagi pengguna.

Distribusi dan pengambilan:

Semua dokumen perusahaan apa pun harus dapat diakses 24 jam sehari dan dari mana saja dan perangkat apa pun. Agar tetap kompetitif, organisasi bisnis harus fleksibel dan cepat dalam menanggapi mitra dan pelanggan dan juga mendistribusikan dokumen penting dalam format yang mudah diubah. Manajemen dokumen SharePoint memiliki UI yang mudah digunakan dan juga tersedia sebagai versi seluler. Sekarang bahkan tidak adanya koneksi internet tidak menjadi masalah karena pengguna dapat bekerja dengan dokumen offline. Semua perubahan yang dilakukan secara offline akan disinkronkan setelah ada koneksi internet.