Darah kehidupan sebuah asosiasi adalah keanggotaannya. Tanpa keanggotaannya, asosiasi tidak akan ada lagi. Salah satu fungsi terpenting dari sebuah asosiasi adalah komunikasi, baik naik turun struktur organisasi. Markas nasional memiliki kebutuhan untuk berkomunikasi dengan negara bagian dan cabang lokal dan kepada anggotanya, dan anggota perlu berkomunikasi kembali ke bab dan markas nasional. Salah satu bentuk komunikasi terbaik adalah melalui panggilan konferensi, termasuk konferensi audio, web, dan video. Selama dekade terakhir, beberapa aplikasi khusus telah dikembangkan menggunakan layanan konferensi untuk mencapai tujuan asosiasi, meningkatkan kualitas komunikasi untuk keanggotaannya, menghasilkan pendapatan baru dan mengurangi biaya. Berikut adalah enam aplikasi konferensi khusus yang dapat digunakan oleh asosiasi sekarang.

Rapat Administratif. Asosiasi dapat memanfaatkan konferensi audio lama biasa untuk mengadakan rapat administrasi naik turun hierarki asosiasi. Markas nasional dapat mengadakan panggilan konferensi dengan negara bagian dan cabang lokal dan semua level organisasi dapat mengadakan panggilan konferensi dengan keanggotaan. Panggilan-panggilan ini dapat direkam dan disimpan untuk diputar kembali nanti oleh peserta konferensi, yang melewatkan panggilan atau oleh peserta yang hanya ingin memutar ulang panggilan untuk referensi tertentu. Salah satu fitur baru dengan rekaman yang disimpan adalah bahwa tautan ke rekaman dapat dikirim ke moderator setiap panggilan dalam email laporan konferensi pasca. Ketika tautan diklik, rekaman audio diputar ulang secara otomatis, baik pada desktop atau perangkat seluler. Moderator dapat membagikan email dengan tautan ke semua penerima panggilan sehingga siapa pun dapat mendengarkan pemutaran instan pertemuan tersebut kapan saja. Operator dari layanan konferensi juga dapat digunakan dalam panggilan konferensi administratif ini untuk melaksanakan sesi tanya jawab dan pemungutan suara.

Tagihan Individual. Penyedia layanan konferensi biasanya mengirimkan faktur bulanan untuk semua panggilan konferensi kepada moderator atau akuntan yang membayar tagihan untuk asosiasi. Namun, beberapa dari panggilan konferensi ini, seperti panggilan lobi, dapat terdiri dari peserta konferensi yang berasal dari asosiasi lain, yang dapat menyebabkan masalah bagi moderator, yang mengatur panggilan konferensi. Moderator ini akan mendapatkan satu faktur untuk panggilan dan kemudian harus mengambil biaya untuk seluruh panggilan atau membagi biaya masing-masing asosiasi peserta lain dan mengumpulkan dari masing-masing. Ini memakan waktu dan sakit kerajaan di celana pendek. Satu aplikasi baru untuk asosiasi dan organisasi nirlaba lainnya disebut penagihan individual. Dengan aplikasi baru ini, penyedia layanan dapat membagi faktur, berdasarkan total menit yang dihabiskan untuk panggilan konferensi oleh masing-masing organisasi. Kemudian penyedia layanan dapat mengirimkan tagihan individu tertentu dan menagih dari masing-masing organisasi. Ini sepenuhnya menghilangkan kebutuhan staf asosiasi untuk membuang waktu membagi tagihan, menagih, dan menagihnya.

Sub Konferensi. Sub konferensi adalah fungsi yang dibantu operator yang memungkinkan operator untuk membagi panggilan utama menjadi sub-kelompok yang dapat dipartisi menjadi panggilan konferensi yang terpisah. Setelah sub kelompok menyelesaikan bisnis spesifik mereka, mereka dapat menelepon operator, yang kemudian dapat mengembalikan semuanya ke panggilan konferensi utama. Contohnya adalah asosiasi nasional yang akan memulai panggilan konferensi besar dengan semua peserta dari seluruh Amerika Serikat. Ketika moderator panggilan siap, operator akan dipanggil dan kemudian panggilan akan dibagi menjadi empat sub grup, satu subkelompok untuk setiap bagian negara. Setelah subkelompok selesai melakukan bisnis regional mereka, maka operator akan bergabung kembali dengan subkelompok kembali menjadi satu panggilan besar lagi. Sub konferensi adalah fitur atau aplikasi yang harus dijadwalkan terlebih dahulu dengan penyedia layanan sehingga operator akan tersedia dan berpengetahuan untuk menangani panggilan.

Melanjutkan pendidikan. Banyak asosiasi profesional memiliki persyaratan untuk memberikan pendidikan berkelanjutan dalam profesi yang mereka wakili. Selain itu, banyak dari profesional ini diharuskan mengambil begitu banyak kelas pendidikan berkelanjutan setiap tahun untuk memenuhi sertifikasi berkelanjutan mereka di industri tempat mereka bekerja. Awalnya, kelas-kelas ini diadakan secara langsung, yang membutuhkan waktu dan perjalanan. Selanjutnya, ini digolongkan mulai menjadi bantuan melalui panggilan konferensi. Seiring berkembangnya teknologi konferensi, kelas-kelas ini sekarang telah pindah ke Internet dan memanfaatkan konferensi web dan video. Biasanya, asosiasi harus mengembangkan konten kurikulum, melakukan semua pemasaran dan promosi, mengambil semua pendaftaran, memegang webinar, mengirimkan faktur, mengumpulkan uang untuk kursus dan kemudian mengirimkan sertifikat yang memverifikasi penyelesaian kursus . Salah satu aplikasi konferensi baru, yang dikembangkan oleh penyedia layanan konferensi, memungkinkan asosiasi untuk fokus sepenuhnya pada konten kursus dan siapa yang akan mengajar kelas, dan memungkinkan penyedia layanan untuk melakukan semua pendaftaran, pemasaran, mengirim keluar materi agunan, lakukan webinar dengan operator profesional yang mengawasi kelas, mengumpulkan semua uang dan mengirimkan sertifikat kursus. Pada akhir webinar, penyedia layanan akan memberikan ringkasan tagihan kepada asosiasi bersama dengan cek untuk perbedaan antara total pendapatan untuk kelas dikurangi biaya penyedia layanan. Setiap webinar harus menjadi penghasil pendapatan untuk asosiasi.

Riset Pasar. Aplikasi lain yang dikembangkan oleh penyedia layanan selama dekade terakhir adalah wawancara kelompok fokus yang dilakukan melalui konferensi audio atau video. Di masa lalu, kelompok fokus dilakukan secara langsung dan melibatkan menyewa fasilitas dan biaya perjalanan yang diperlukan untuk pergi ke dan dari acara tersebut, baik untuk moderator dan mungkin untuk subjek penelitian. Dengan kemajuan teknologi konferensi, kelompok fokus ini sekarang dapat dicapai dengan menggunakan layanan konferensi audio atau video, yang sangat mengurangi penyewaan fasilitas dan menghilangkan biaya perjalanan. Sesi ini dapat direkam dan direkam untuk pemutaran di masa mendatang oleh para peneliti.

Program Afinitas. Program afinitas dirancang untuk memberi asosiasi tertentu sumber penghasilan tambahan. Banyak asosiasi menghasilkan pendapatan tambahan dengan menyediakan dan menjual produk dan layanan kepada anggota mereka. Beberapa penyedia konferensi telah membentuk program afinitas yang memungkinkan penyedia layanan memasarkan layanan konferensi untuk keanggotaan asosiasi. Pada dasarnya, asosiasi memberikan izin penyedia layanan untuk memasarkan layanannya kepada anggota dan membantu mempromosikan layanan melalui publikasi asosiasi dan komunikasi kepada anggota. Penyedia layanan kemudian mengembangkan materi program, memasarkan layanannya kepada anggota dengan diskon dan kemudian mengirimkan royalti bulanan ke kantor pusat asosiasi berdasarkan pada pendapatan yang dihasilkan oleh program. Program afinitas dapat memberikan pemasukan serius dari pendapatan baru ke suatu asosiasi, dengan ketentuan bahwa keanggotaannya adalah pengguna layanan konferensi yang tepat.

Di sana Anda memilikinya, enam aplikasi yang telah dikembangkan untuk asosiasi untuk membantu mereka dalam mencapai tujuan mereka, menghasilkan pendapatan baru dan memotong biaya mereka.