Pertemuan virtual telah menggantikan pertemuan tatap muka pada saat yang sama ketika bisnis menjadi global. Anggota tim virtual dapat tersebar di berbagai zona waktu dan banyak negara yang berbeda. Untuk alasan ini, memimpin rapat virtual memiliki lebih banyak tantangan daripada sekadar memilih dari beragam pilihan teknologi untuk telekonferensi, konferensi video, atau pertemuan web / net. Pemimpin rapat virtual harus mengelola proses pertemuan, diskusi yang sedang berlangsung, dan persyaratan etiket khusus. Untuk memimpin pertemuan virtual yang efektif, ikuti tiga belas langkah di bawah ini sesuai kebutuhan berdasarkan jenis pertemuan yang diadakan.

1. Masuk lebih awal. Ini memungkinkan waktu untuk memastikan peralatan dan koneksi berfungsi. Jika pertemuan direkam, pemeriksaan suara harus dilakukan sebelum orang lain bergabung.
2. Sambut hadirin saat mereka masuk. Atau minta mereka untuk mengidentifikasi diri mereka ke dalam kelompok. Pastikan untuk mengingatkan mereka untuk menyebutkan nama mereka sebelum membuat komentar atau mengajukan pertanyaan selama pertemuan partisipatif. Jika mereka tidak akan menambahkan suara mereka ke rapat, pastikan mereka tidak bersuara sehingga suara dari lokasi mereka tidak masuk rapat.
3. Verifikasi semua orang dapat melihat visual dan menggunakan alat. Dapatkah mereka melihat presentasi online atau apakah mereka memiliki salinan slide atau dokumen lain yang berguna? Apakah mereka tahu cara mengajukan pertanyaan atau mengirim komentar?
4. Tinjau kode etik tim. Ini mungkin termasuk tidak ada gangguan atau gangguan dari luar saat dalam panggilan serta persyaratan partisipasi. Waktu bicara per orang juga harus didiskusikan dan diatur agar tidak terjadi hal-hal yang bergerak dalam rapat.
5. Gunakan agenda untuk tetap sesuai jadwal. Ini akan membuat semua orang di jalur untuk mencapai hasil pertemuan yang diinginkan. Pastikan agar kelompok tahu di mana Anda berada dalam proses saat pertemuan berjalan. Juga bersiaplah untuk mendapatkan persetujuan untuk membuat perubahan pada agenda jika perlu untuk mencapai tujuan pertemuan keseluruhan.
6. Bergerak dengan kecepatan lebih lambat daripada dalam pengaturan langsung. Berhentilah lebih lama dari biasanya antara mengajukan pertanyaan dan menunggu jawaban. Ingatlah bahwa sering ada penundaan singkat antara pengiriman langsung dan ketika pesan diterima melalui teknologi. Oleh karena itu, perlu beberapa saat agar respons dapat dibentuk dan dikirim.
7. Hindari berbicara teknis atau perusahaan selama presentasi. Kata yang berbeda dapat berarti hal yang berbeda di berbagai departemen dalam organisasi yang sama. Pertimbangkan bahwa bahasa sehari-hari, akronim, dan istilah teknis mungkin tidak dikenal oleh beberapa peserta.
8. Tingkatkan partisipasi dengan mengajukan pertanyaan. Jika seseorang tampaknya tidak berpartisipasi, ajukan pertanyaan atau minta komentar langsung dari mereka menggunakan nama mereka.
9. Gunakan alat polling untuk memilih dengan cepat. Untuk pemungutan suara Ya / Tidak dan Go / Tidak, lebih mudah dan sering lebih cepat menggunakan alat dalam perangkat lunak rapat atau fitur teks / obrolan untuk mendapatkan hasil.
10. Lacak keputusan, item tindakan, dan hasil lainnya. Ini dapat dilakukan dengan pengambil menit, moderator obrolan, atau menggunakan alat di layar. Jika memungkinkan, lebih baik jika peserta dapat melihat informasi yang direkam sehingga mereka tahu bahwa mereka telah didengar.
11. Lacak item yang akan dibahas nanti. Hampir setiap pertemuan memiliki sesuatu yang muncul yang tidak berhubungan dengan agenda saat ini. Dalam hal ini, pemimpin perlu mencatat item untuk agenda pertemuan masa depan atau menetapkan tindakan penelitian. Dengan cara ini rapat dapat kembali ke jalur dengan cepat.
12. Selesaikan dengan item tindakan dan pencapaian. Ringkas diskusi, konfirmasikan keputusan yang dibuat, dan tentukan apa langkah selanjutnya untuk kelompok. Mintalah umpan balik dari para peserta tentang apa yang berjalan baik atau saran untuk meningkatkan pertemuan berikutnya.
13. Pastikan menit dikirim dengan cepat. Sama seperti dengan pertemuan tatap muka, catatan pertemuan dan dokumen pendukung harus dikirim kepada peserta dalam waktu dua hari setelah penutupan rapat.

CATATAN: Untuk kiat lainnya, baca artikel “Enam Tip untuk Menyiapkan Pertemuan Virtual Hebat” dan “Lima Hal Luar Biasa yang Harus Dilakukan Setelah Pertemuan Virtual”

Mengikuti tiga belas langkah yang diperlukan dapat mencegah pemimpin rapat melakukan rapat yang terlalu lama, disimpangkan, atau tidak efektif. Meskipun pertemuan virtual harus singkat, tidak ada alasan pemimpin tidak harus belajar untuk dengan cepat menjalani langkah-langkah yang diperlukan. Dengan mengadakan rapat secara efektif, pemimpin akan mengalami peningkatan partisipasi, menyelesaikan item tindakan, dan hasil luar biasa lainnya dari tim virtual mereka.