Meskipun ada banyak manfaat untuk bekerja dari jarak jauh, termasuk lebih banyak fleksibilitas dan biaya overhead yang lebih rendah, mengelola tim virtual tidak datang tanpa tantangan. Kekhawatiran tentang produktivitas dan kinerja berpotensi lebih besar daripada manfaatnya, tetapi mereka tidak harus melakukannya.

Berikut adalah empat tantangan paling umum yang menjangkiti tim virtual dan bagaimana para pemimpin dapat menggunakan model RAMP untuk mengatasinya.

Tantangan: Mengembangkan Kepercayaan

Membangun hubungan membutuhkan waktu. Memperoleh kepercayaan membutuhkan lebih banyak waktu, terutama ketika Anda tidak berinteraksi dengan tim Anda secara langsung.

Solusi: Memanfaatkan Teknologi untuk Membangun Hubungan Dengan Tim Anda

Ada banyak cara untuk terhubung dengan tim Anda bahkan ketika Anda tidak bisa bertemu langsung. Jadwalkan “rehat kopi” singkat dengan alat obrolan video seperti FaceTime atau Google Hangouts, tempat Anda dapat mengobrol santai dengan tim tentang masalah yang tidak berkaitan dengan pekerjaan. Layanan seperti GotoMeeting, Live Meeting, dan WebEx menawarkan lebih lanjut fitur berbagi video dan desk top yang dapat memungkinkan Anda mengadakan perayaan virtual, seperti pesta ulang tahun dan baby shower, sehingga Anda dapat berbagi acara kehidupan dengan rekan kerja.

Menciptakan budaya kantor tanpa kantor mungkin tampak aneh, tetapi akan jauh untuk mengenal orang-orang yang bekerja dengan Anda.

Tantangan: Loafing Sosial

Dalam lingkungan virtual, ada godaan yang lebih besar bagi seorang pemimpin untuk menganggap orang lain tidak melakukan pekerjaan atau membiarkan hal-hal tertentu meluncur.

Tidak berada di lokasi fisik yang sama dengan karyawan Anda membutuhkan lebih dari sekadar percaya bahwa mereka akan menyelesaikan pekerjaan. Ini berarti meminta pertanggungjawaban mereka atas apa yang seharusnya mereka lakukan dalam lingkup tanggung jawab pekerjaan mereka.

Solusi: Atur Orang untuk Sukses

Untungnya, ada cara untuk mendokumentasikan tugas, akuntabilitas, dan tenggat waktu serta memantau aktivitas kerja dari kejauhan. Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek seperti Basecamp atau Wrike memungkinkan seluruh tim untuk melihat proyek dan keterlibatan setiap orang. Anda juga dapat mendelegasikan tugas dalam perangkat lunak, mendiskusikan tugas dan berbagi file dengan mudah. Selain itu, anggota tim lebih cenderung mempertahankan tingkat akuntabilitas yang tinggi dan menghindari “kemalasan sosial” ketika mereka percaya orang lain menyadari kinerja mereka dan dapat menghubungkan tindakan mereka dengan pencapaian tujuan tim.

Tantangan: Mempertahankan Semangat Tim

Bekerja dari jarak jauh dapat menyebabkan karyawan merasa terisolasi. Tanpa interaksi manusia, perasaan “tim” itu sering tidak hadir karena karyawan tidak secara fisik dengan orang lain yang bekerja menuju tujuan bersama.

Solusi: Pertahankan Motivasi Tim Anda

Karyawan lebih termotivasi ketika mereka tahu Anda akan berinvestasi dalam pengembangan mereka bahkan ketika Anda tidak berada di bawah atap yang sama. Selama interaksi sehari-hari Anda, dan dalam tinjauan kinerja periodik dan tahunan yang lebih formal, identifikasi dan diskusikan peluang untuk penugasan di tempat kerja yang akan membantu mempersiapkan anggota tim untuk mempelajari keterampilan baru dan mendapatkan pengetahuan baru. Juga, cari peluang bagi karyawan untuk memperbaiki diri melalui pendidikan dan pelatihan formal.

Tantangan: Berkolaborasi Meskipun Jauh

Pengoperasian perusahaan virtual tentu akan berbeda dari perusahaan bata-dan-mortir. Ada banyak masalah yang harus ditangani secara berbeda dan lebih banyak peluang untuk kesalahpahaman dan miskomunikasi.

Solusi: Tetapkan dan Dokumentasikan Proses Anda

Karena sifat terpencil dari tim virtual, penting untuk menetapkan dan mendokumentasikan proses yang digunakan dalam operasi sehari-hari sehingga semua karyawan tahu apa yang diharapkan. Kalau tidak, masalah-masalah seperti karyawan di zona waktu yang berbeda, dari budaya yang berbeda dan dengan tingkat keahlian yang berbeda dengan teknologi dapat menghambat produktivitas tim. Pastikan Anda memberikan pelatihan yang memadai untuk setiap karyawan dan yakin mereka memahami bagaimana tim Anda menangani masalah tersebut.

Dalam tim virtual, ada juga kebutuhan untuk memfasilitasi kolaborasi dan komunikasi. Itu termasuk mengklarifikasi bagaimana tim Anda akan tetap berhubungan (melalui email, rapat, dan obrolan video) dan menjaga transparansi melalui dokumen bersama.

Buat saluran yang disukai untuk berkomunikasi, dan buat diri Anda tersedia untuk tim Anda untuk pertanyaan. Tulis ulang anggota tim & # 39; pertanyaan dan masalah dengan kata-kata Anda sendiri untuk memeriksa pemahaman.

Posting proses dokumen di lokasi bersama seperti folder Google Drive. Memungkinkan semua karyawan untuk mengakses dokumen-dokumen ini dan menetapkan harapan bagaimana mereka harus digunakan untuk menjaga konsistensi dalam tim Anda, apakah mereka menjadi tuan rumah pertemuan atau mengirim email.

Perusahaan virtual akan tetap di sini, tetapi keberhasilan mereka bergantung pada kepemimpinan yang efektif. Pemimpin virtual harus membantu tim mereka mengatasi hambatan untuk membangun kepercayaan, mengelola akuntabilitas, tetap termotivasi, dan memfasilitasi kolaborasi yang efektif.

Ketika para pemimpin virtual dapat mengatasi masalah-masalah ini sejak dini, mereka dapat menuai manfaat dari tempat kerja yang jauh dan bahkan mendapatkan keunggulan kompetitif atas rekan-rekan mereka.