Di dunia sekarang ini, lebih banyak pertemuan berlangsung dalam bentuk konferensi audio, video atau web. Ini karena telekonferensi adalah cara komunikasi yang paling ekonomis dengan orang lain yang mungkin berada di lokasi yang berbeda.

Adanya konferensi seperti itu berarti orang perlu mengikuti aturan etiket tertentu untuk menjadikannya peserta yang lebih efektif dalam rapat semacam itu. Platform konferensi yang berbeda berarti bahwa ada aturan etiket berbeda yang berlaku untuk masing-masing.

Konferensi Telepon atau Konferensi Audio

Selama konferensi audio, aturan etiket berikut harus diperhatikan:

1. Pengantar sangat penting. Karena teleconference di telepon, semua yang terdengar adalah suara dan peserta tidak memiliki cara untuk menentukan siapa yang berbicara. Sebelum konferensi dimulai, serangkaian perkenalan perlu dibuat agar semua orang tahu siapa yang hadir. Pengantar juga perlu dibuat ketika seseorang berbicara atau membuat komentar sehingga setiap orang yang mendengarkan dapat mengidentifikasi pembicara.
2. Kurangi kebisingan latar belakang. Ketika berbicara melalui telepon, bahkan suara sekecil apa pun dapat menjadi gangguan bagi seseorang yang mendengarkan. Cobalah untuk menjaga gangguan seminimal mungkin. Hindari kertas gemerisik, matikan ponsel atau dalam mode senyap (tidak bergetar), tutup jendela untuk membatasi kebisingan luar.
3. Bersikap sopan. Ketika seseorang berbicara, jangan menyela. Ketika giliran Anda untuk berbicara, jangan memusatkan perhatian. Saat mengajukan pertanyaan, perkenalkan diri Anda dan tanyakan dengan sopan.
4. Manajemen waktu adalah kuncinya. Hindari keluar topik karena hal ini dapat membuang waktu yang berharga. Awasi jam tangan atau jam Anda dan cobalah untuk tetap berpegang pada agenda. Ingatlah bahwa mungkin ada peserta di zona waktu yang berbeda.

Konferensi video

Karena peserta konferensi video juga dapat saling melihat, berikut ini adalah aturan etiket untuk konferensi video:

1. Berbusana dengan benar. Anda perlu mengenakan pakaian bisnis yang tepat karena Anda dapat dilihat oleh semua peserta lainnya.
2. Hindari makan dan minum. Makan atau minum mungkin tidak sesuai ketika semua peserta lain dapat melihat apa yang sebenarnya Anda lakukan.
3. Jangan mengalihkan perhatian orang lain. Hindari memutar-mutar ibu jari Anda atau membuat pesawat kertas. Tidak peduli seberapa bosannya Anda dengan teleconference, ingatlah bahwa ini adalah rapat dan semua orang dapat melihat apa yang Anda lakukan. Hindari terkantuk-kantuk dan pastikan Anda mencoba yang terbaik untuk menahan menguap.
4. Bersikap sopan. Jangan kasar dan mengganggu pembicara. Dengarkan dan berikan komentar Anda saat diminta. Ajukan pertanyaan dengan sopan dan jawab pertanyaan apa pun dengan cara yang sama. Telekonferensi sama seperti mengadakan pertemuan secara langsung, Anda harus sopan.

Ini semua adalah aturan etiket yang sangat mendasar, tetapi mengikutinya akan membantu menjadikan upaya telekonferensi Anda berhasil.