Kami telah melangkah jauh dari pertemuan analog, di mana peralatan dan alat yang minim seperti papan tulis, flip chart, dan overhead proyektor digunakan. Namun, selama rapat seperti itu, tidak seefisien banyak waktu terbuang untuk melakukan hal-hal secara manual.

Dengan evolusi teknologi, kedatangan internet dan laptop membawa era baru pengalaman kolaboratif. Di ruang pertemuan dan konferensi hari ini, peralatan utama adalah kombinasi laptop, sistem proyektor serta peralatan audio-visual. Hal ini memungkinkan para peserta untuk menghemat banyak waktu untuk mengevaluasi dan memodifikasi konten materi pelajaran seperti yang sedang dibahas selama sesi curah pendapat. Pengenalan teknologi telah membuat pertemuan dan konferensi lebih lancar, fleksibel dan efisien waktu.

Dengan evolusi teknologi, ruang konferensi dan pertemuan penting untuk memiliki fleksibilitas dan konfigurasi untuk pengaturan yang berbeda. Pengaturan gaya teater di ruang pertemuan adalah pengaturan yang lebih populer ketika peserta bertindak sebagai penonton.

Namun, jika pencatatan diperlukan, pengaturan ini tidak disarankan. Pengaturan ini fleksibel dengan cara baris dapat dalam bentuk apa pun seperti lingkaran, setengah lingkaran, lurus atau miring. Namun salah satu kekurangan dari pengaturan ini adalah adanya interaksi kelompok yang minimal.

Pengaturan berbentuk U juga merupakan pilihan populer di kalangan penyelenggara hari ini. Ini adalah deretan meja rapat yang diatur dalam bentuk huruf U, dengan kursi-kursi dengan masing-masing meja. Tata letak ini sering digunakan untuk pertemuan dewan dan diskusi kelompok di mana ada fasilitator memberikan pidato di titik fokus. Pengaturan berbentuk U untuk rapat dan konferensi meningkatkan interaksi di antara para peserta. Namun tidak disarankan untuk memasang seperti ini untuk kapasitas yang lebih besar.

Pengaturan gaya kelas menggunakan deretan meja rapat bersama dengan kursi yang menghadap ke depan ruangan. Seorang fasilitator biasanya akan berdiri di depan ruangan. Pengaturan ini sangat ideal untuk membuat catatan, rapat yang membutuhkan selebaran atau bahan referensi atau peralatan seperti laptop atau tablet elektronik. Pengaturan ini terbaik untuk sesi panjang untuk berkonsentrasi pada fasilitator. Pengaturan ini sangat ideal karena fasilitator mengawasi semua peserta. Ini sangat ideal untuk mengakomodasi kapasitas yang lebih besar. Namun pengaturan ini tidak memungkinkan banyak interaksi di antara peserta karena mereka hanya dapat melihat punggung satu sama lain.