Sulit membayangkan bahwa membangun panggilan Teleconference yang sukses dapat memunculkan pemikiran untuk membeli stereo pertama, tetapi itu adalah perasaan yang saya rasakan ketika sekelompok karyawan kami bertemu untuk membahas cara-cara membantu pelanggan kami dalam mengelola rapat “Teleconference” jarak jauh mereka dengan sukses. Biarkan saya jelaskan …

Sekitar tahun 1978, baru lulus dari universitas dan setelah bekerja di perusahaan telepon selama beberapa bulan, saya punya cukup uang untuk keluar dan membeli speaker Bose yang saya baca banyak tentang! Dilema saya, tentu saja, berpusat pada kenyataan bahwa 8-track masih semi mode, turntable menjadi arus utama dan tape deck lepas landas! Apakah saya memilih mode 8-track atau “buzz” industri tape deck di atas turntable butiran kayu / drive langsung yang dipromosikan oleh salesman. Saya memilih turntable, keputusan yang saya salut sampai hari ini! Terlepas dari ketiga teknologi yang telah lama memberi jalan pada CD dan musik yang dapat diunduh, turntable saya adalah satu-satunya teknologi yang masih bertahan dalam pengaturan media saya. Saya sudah lama ditinggalkan bermain vinyl secara teratur, tetapi suara manis turntable dapat menghasilkan pada album Jazz atau Blues tua itu spektakuler.

Bagaimana keputusan untuk membeli meja putar dengan cara apa pun membayangi sebuah artikel tentang “Teleconferencing Sukses”? Yah, itu dimulai dan diakhiri dengan kata-kata yang dikatakan penjual kepada saya sebelum saya membeli. “Sistem hanya sebagus tautan terlemah”. Kata-kata ini selaras dengan saya, pada dasarnya memberi tahu saya bahwa speaker Bose mungkin merupakan pembelian yang luar biasa, tetapi jika ada bagian dari sistem stereo kurang dari sama dengan speaker, suara yang dihasilkannya hanya akan sebagus bagian yang lebih rendah, atau tautan “terlemah”! Ini adalah kata-kata yang kita jalani di dunia telekonferensi. Pada dasarnya, agar panggilan teleconference menjadi sukses, semua komponen harus bekerja secara harmonis dan di dunia telekonferensi, komponennya sering adalah Peserta yang melakukan panggilan!

Bagaimana Peserta mengikuti rapat, jenis perangkat apa yang mereka panggil, yaitu: telepon rumah atau perangkat seluler, dan bagaimana mereka berinteraksi dalam rapat, memiliki dampak yang sangat besar pada keberhasilan pertemuan! Saya ingin membagikan daftar “tips” yang akan membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari rapat telekonferensi yang Anda ikuti. Harap bagikan kiat ini dengan pengguna lain dan Moderator panggilan telekonferensi dan saya dapat menjamin pertemuan Anda akan lebih sukses.

Sebelum panggilan dimulai:

• Catat nomor dial-in teleconference Anda dan kode pin dan letakkan di lokasi yang nyaman sehingga Anda dapat menemukannya pada hari panggilan. Jika Anda menggunakan penjadwal elektronik maka taruh di sana.
• Itu selalu terbaik untuk menggunakan telepon rumah untuk panggilan dan mengambil panggilan di lokasi di mana Anda tidak akan terganggu. Jika Anda harus menggunakan telepon seluler, ketahui cara membisukan telepon Anda atau tanyakan kepada Moderator panggilan tersebut apakah ada kode yang dapat Anda gunakan untuk membisukan telepon Anda.
• Jadilah cepat – panggil ke panggilan yang ditugaskan pada waktu yang dijadwalkan. Jika panggilan sedang berlangsung, yang terbaik adalah tidak mengatakan apa-apa sampai ada jeda, atau sampai Moderator menyambut Anda.
• Jika Anda adalah Moderator panggilan, sampaikan rincian panggilan keluar kepada Peserta sebelum panggilan berlangsung. Tetapkan agenda yang jelas untuk pertemuan itu!
• Biasakan diri dengan kode fitur penyedia telekonferensi Anda. Sebagian besar menawarkan panduan referensi cepat. Sebaiknya cetak ini dan simpan di dekat telepon Anda selama panggilan.
• Gunakan speaker ponsel yang tepat, yang dirancang untuk panggilan konferensi.

Selama panggilan:

• Sebagai Moderator, sangat penting untuk menyapa pengguna saat mereka tiba, tuliskan nama orang dan pastikan Anda memasukkan semua orang ke dalam percakapan.
• Perkenalkan diri Anda ketika Anda mulai berbicara. Orang lain mungkin tidak dengan mudah mengenali suara Anda.
• Jangan pernah menunda telepon Anda! Peserta sering lupa bahwa mereka memiliki musik yang ditahan dan seluruh konferensi akan terganggu sebagai hasilnya.
• Hindari menghirup corong, makan makanan, atau meletakkan tangan Anda di atas corong selama panggilan.
• Matikan semua dering dari pager, perangkat seluler, dan penyeranta sebelum memulai konferensi.

Dengan proses dan prosedur yang benar di tempat, komunitas pengguna yang diberi pengarahan singkat yang menggunakan teknologi yang tepat, telekonferensi adalah cara yang bagus untuk melakukan pertemuan ketika Anda tidak bisa berkumpul secara tatap muka. Mengurangi biaya perjalanan dan meningkatkan produktivitas karyawan secara bersamaan. Ingat saja, hapus “tautan terlemah” dan Anda akan dijamin berhasil menelpon konferensi!