Videoconferencing semakin populer, dan itu tidak mengejutkan. Pada dasarnya, konferensi video memungkinkan orang untuk berkomunikasi secara langsung, di mana pun mereka berada. Itu bisa sedikitnya dua orang, atau bisa ribuan. Para peserta dapat mengadakan pertemuan atau konferensi, membandingkan grafik dan umumnya melakukan segala yang mereka bisa lakukan jika mereka semua berada di ruangan yang sama bersama. Ini semua dilakukan melalui transmisi audio dan video melalui keajaiban internet.

Daftar keuntungan yang diperoleh dari menggunakan konferensi video memang panjang, tapi di sini ada beberapa keuntungan utama. Keuntungan yang paling jelas adalah penghematan yang sangat besar ketika orang tidak perlu bepergian. Rata-rata perjalanan bisnis biasanya melibatkan setidaknya satu malam dihabiskan di tempat lain, dan biaya yang dikeluarkan termasuk penerbangan, transportasi, makan, akomodasi, hiburan, dan daftar berjalan. Jika Anda membutuhkan sepuluh orang di rapat, dan menambahkan semua biaya yang terlibat, totalnya mengejutkan.

Ingat juga, bahwa perjalanan bukan saja mahal, tapi juga butuh waktu. Jadi kesepuluh eksekutif itu harus mengambil dua hari dari jadwal sibuk mereka, misalnya, untuk menghadiri pertemuan setengah hari di kantor pusat. Dengan konferensi video, mereka dapat mengalokasikan setengah hari, dan menghabiskan satu setengah hari melakukan pekerjaan produktif di kantor mereka. Menggunakan konferensi video memberikan penghematan besar dalam hal uang dan waktu.

Jika konferensi video melibatkan satu orang atau tim yang melakukan presentasi, mereka berada di lingkungan rumah mereka. Jadi mereka tidak dapat secara tidak sengaja meninggalkan grafik paling penting di belakang meja mereka di kantor – semuanya sudah tersedia. Ini juga berarti bahwa pertanyaan dapat dijawab sepenuhnya, alih-alih presenter perlu kembali ke kantornya sebelum ia dapat mengakses informasi yang diperlukan.

Konferensi video juga memudahkan bisnis untuk mengakses ahli luar. Dalam lingkungan medis, misalnya, para peneliti dari seluruh dunia dapat berkumpul secara teratur dan membandingkan catatan, membuatnya lebih mudah untuk menyatukan temuan mereka dan mempercepat proses menemukan jawaban. Jenis kolaborasi ini tidak akan pernah terjadi jika para ahli terus-menerus diminta untuk melakukan perjalanan agar tetap diperbarui, karena mereka tidak akan pernah punya waktu untuk melakukan penelitian. Kerja sama pada tingkat ini tidak hanya bermanfaat bagi profesi medis; dapat digunakan di hampir semua profesi yang dapat Anda pikirkan.

Manfaat yang sedikit kurang langsung, tetapi manfaat yang sama, adalah bahwa karyawan perlu mempelajari dasar-dasar keterampilan presentasi dan penelitian, agar dapat berpartisipasi secara produktif dalam konferensi video. Ini mendorong karyawan untuk tetap mendapatkan informasi terbaru terkait bidang mereka, sehingga mereka yakin dapat menjawab pertanyaan selama konferensi video jika diperlukan.

Konferensi video juga jauh lebih pribadi daripada konferensi telepon. Persentase yang tinggi dari komunikasi kami adalah melalui isyarat non-verbal, sehingga melihat orang yang melakukan presentasi dapat memberi kita lebih banyak informasi. Ini juga berarti bahwa alat bantu visual dapat digunakan, yang mempercepat proses menjelaskan jenis informasi tertentu. Tidak perlu menunggu ketika satu set grafik diposting, difaks atau bahkan diemailkan dan dicetak – Anda dapat melihatnya secara instan. Dan jika diperlukan informasi tambahan, dapat ditarik keluar dari file dan ditampilkan, tanpa perlu penundaan. Jika Anda menggunakan konferensi video untuk berurusan dengan klien potensial, akan lebih mudah untuk mengembangkan hubungan pribadi, yang merupakan elemen penting dalam hubungan bisnis apa pun.

Konferensi video juga berarti bahwa semua orang yang diperlukan dapat hadir di pertemuan tersebut. Sebelumnya, pertimbangan pengeluaran mungkin berarti bahwa hanya satu karyawan yang dapat menghadiri pertemuan tertentu, dan setelah mereka kembali, mereka kemudian akan memberi tahu semua orang tentang apa yang terjadi. Ini pasti meninggalkan celah dalam umpan balik, karena tidak ada orang yang akan menerima setiap hal yang terjadi, atau bahkan akan tahu bahwa satu informasi tertentu sangat penting bagi anggota staf lainnya. Konferensi video berarti bahwa setiap orang mendengar dan melihat segalanya, dan dapat mengekstraksi informasi yang paling relevan bagi mereka. Mereka juga mendapatkan perasaan pribadi untuk orang lain yang terlibat dalam konferensi.

Tidak ada keraguan bahwa bisnis akan cepat untuk memanfaatkan konferensi video, begitu banyak manfaat menjadi lebih jelas. Potensi bisnis sangat besar, dan ketika teknologi meningkat dan harga turun, konferensi video akan menjadi standar dalam bisnis seperti mesin faks atau komputer pribadi.