Internet sekarang memudahkan bisnis untuk terhubung dengan orang-orang di seluruh dunia. Meskipun ini membuka banyak jalan dan peluang baru, komunikasi bisa menjadi mahal jika Anda bepergian untuk pertemuan tatap muka secara langsung atau keluar jika Anda mengandalkan email.

Apakah Anda perlu berbicara dengan karyawan jarak jauh, pelanggan internasional, atau pemasok di ujung lain negara, Skype adalah alat komunikasi bisnis yang dapat menjaga segala sesuatunya sederhana dan pribadi sambil tetap menghemat waktu dan uang semua pihak.

Kunci untuk menjalankan pertemuan bisnis yang sukses di Skype hanya harus disiapkan. Meskipun Anda tidak dapat mempersiapkan diri untuk setiap gangguan teknis dan kesalahan, ada banyak cara yang dapat Anda siapkan untuk mengurangi gangguan dan membuat peserta Anda tetap terlibat, berikut ini adalah tips utama kami:

Persiapan pra-pertemuan

Buat daftar grup dengan ID Skype semua orang

Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah memastikan Anda memiliki ID Skype yang benar untuk semua orang yang akan menghadiri rapat virtual dan memasukkan semuanya ke daftar grup baru. Dengan cara ini Anda dapat dengan cepat dan mudah memanggil semua orang sekaligus pada hari itu.

Perjelas siapa yang memanggil siapa

Untuk menghindari kebingungan, jelaskan pada undangan rapat Anda bahwa Anda akan memanggil semua orang untuk menghindari menerima beberapa panggilan saat rapat akan dimulai.

Tetapkan waktu mulai dan berakhir (dan pertimbangkan zona waktu)

Pertimbangkan waktu rapat Anda dengan cermat karena Anda termasuk orang-orang di zona waktu yang berbeda. Tetapkan waktu mulai dan berakhir untuk rapat yang menurut Anda dapat Anda ikuti secara realistis.

Buat dan edarkan sebuah agenda

Untuk menghindari pertemuan ‘sia-sia’ stereotip, pastikan Anda telah memetakan agenda sebelum pertemuan dan mengedarkannya dengan undangan untuk memberi waktu kepada semua orang untuk memikirkan poin-poin yang sedang dibahas. Merupakan ide bagus untuk mencoba melibatkan semua orang yang berpartisipasi dalam agenda untuk membuat orang tetap waspada dan terlibat.

Datanglah lebih awal

Jika Anda online lebih awal, ini memberi Anda waktu untuk menyelesaikan masalah apa pun yang Anda atau peserta lain alami dengan mikrofon, koneksi wifi atau webcam sebelum waktu mulai untuk menghindari membuang-buang waktu berharga untuk mendapatkan pengaturan.

Selama pertemuan

Gunakan video jika memungkinkan

Meskipun mungkin tidak selalu memungkinkan bagi semua orang untuk menggunakan video, itu adalah hal yang baik untuk mendorong jika memungkinkan. Jauh lebih mudah untuk membuat peserta rapat Anda tetap terlibat jika semua orang bisa saling bertemu, tidak hanya karena keseluruhan pengalamannya lebih pribadi, tetapi juga membuat orang lebih kecil kemungkinannya untuk menyerah pada gangguan.

Matikan gangguan

Pada topik gangguan, pastikan bahwa Anda meminimalkan gangguan apa yang Anda bisa dengan memilih ruang yang sunyi untuk memanggil rapat dan menutup email Anda selama sesi berlangsung. Tidak ada yang lebih mengganggu selain email yang menarik yang muncul di bagian bawah layar Anda saat Anda sedang kalimat.

Putuskan tindakan atas panggilan itu

Untuk menghindari pertemuan Anda menjadi banyak pembicaraan yang diikuti oleh sedikit tindakan, pastikan Anda menyisakan waktu untuk memutuskan apa tindakan yang akan diambil sebagai hasil dari pertemuan tersebut. Setelah tindakan diputuskan, Anda dapat mendiskusikan siapa yang akan bertanggung jawab atas masing-masing tindakan dan kapan tindakan tersebut dapat diselesaikan secara wajar.

Setelah pertemuan

Bagikan catatan dan tindakan yang disetujui

Akhirnya, untuk mengikat semuanya dengan baik dan demi kejelasan lengkap, akan bermanfaat untuk mengirim salinan risalah dari pertemuan dan tindakan yang disetujui untuk semua yang hadir.