Dalam proyek pengelolaan pekerjaan saya, saya menghabiskan banyak waktu berkolaborasi dengan vendor. Sebagai perusahaan IT kecil dengan kurang dari 50 karyawan, perlu outsourcing pekerjaan. Baik atau buruk, tidak mungkin bagi perusahaan kami untuk memiliki semua keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan kami. Misalnya, kami baru-baru ini meluncurkan proyek untuk membuat aplikasi seluler, dan kami tidak memiliki sumber daya internal untuk menyelesaikannya. Jadi, kami harus mencari perusahaan eksternal untuk mengerjakan proyek ini.

Mengenal Vendor
Kesalahan besar yang kami buat selama proses pengadaan bergerak terlalu cepat. Dalam satu kasus, kami mempekerjakan seorang desainer grafis yang ditempatkan di Eropa yang mengklaim bahwa ia dapat membuat materi pemasaran untuk membantu membangun merek perusahaan kami. Dia meminta pembayaran di muka, yang kami lakukan segera. Setelah persyaratan diberikan, dia butuh sekitar satu minggu untuk merespons. Setelah seminggu, dia gagal melakukan pekerjaan apa pun. Alih-alih, dia memiliki lebih banyak pertanyaan tentang persyaratan, dan dia menyebutkan bahwa itu adalah tugas kami untuk memberi tahu dia apa yang dibutuhkan. Meskipun saya setuju bahwa kami harus memiliki spesifikasi yang jelas, kami juga mengharapkan kontraktor memiliki keahlian di bidangnya. Setelah sekitar satu bulan kinerja buruk, kami memutuskan untuk memutuskan hubungan dengan orang ini. Dia menanggapi beberapa minggu kemudian meminta lebih banyak uang, dan bahkan mengancam akan mengajukan gugatan.

Menugaskan Manajer Proyek untuk Menangani Tanggung Jawab Pengawasan
Sementara pekerjaan dilakukan oleh perusahaan eksternal, pembeli harus memastikan bahwa seseorang mengelola kontrak. Saya merekomendasikan bahwa seorang manajer proyek mengawasi pekerjaan. Individu ini akan memastikan persyaratannya jelas. Selain itu, penting untuk melacak data kinerja kerja yang terkait dengan anggaran, jadwal, dan ruang lingkup. Manajer proyek meninjau kemajuan, dan memberikan panduan bila perlu. Mengingat bahwa vendor itu eksternal dari perusahaan, mudah untuk melupakan pekerjaan yang mereka lakukan. Jika komunikasi tidak memadai, perusahaan outsourcing mungkin berhenti melakukan pekerjaan. Mereka akan mendapat kesan bahwa proyek itu tidak mendesak.

Cari Presentasi Tonggak Sejarah
Untuk memastikan pekerjaan berjalan sesuai rencana, perusahaan harus mencari pembaruan yang sering. Misalnya, saya biasanya meminta demo setelah tonggak pencapaian. Ini memungkinkan saya sebagai pelanggan untuk memberikan umpan balik di sepanjang jalan. Dengan mengambil pendekatan ini, produk akhir, layanan, atau hasil lebih mungkin untuk memenuhi harapan. Rapat-rapat ini dapat diadakan secara virtual dengan menggunakan Adobe Connect, Skype, WebEx, dan sebagainya. Saya juga mendesak tim saya untuk sering mengadakan pertemuan untuk membahas masalah dan peluang. Kumpul-kumpul ini bisa sekitar 15 menit atau lebih. Idenya di sini adalah untuk tetap bertunangan.

Poin kunci lainnya adalah memiliki kontrak untuk pekerjaan yang di-outsourcing-kan. Dengan memiliki perjanjian yang mengikat secara hukum, vendor lebih mungkin melakukan pekerjaan seperti yang ditentukan. Kontrak harus mencakup bagaimana perubahan ditangani, proses transfer produk atau layanan kepada pelanggan, dan struktur pembayaran yang disepakati. Sementara kontrak dapat melonjak biaya menjalankan proyek, mereka melayani tujuan memastikan para pihak memenuhi kewajibannya masing-masing.