Beberapa aturan harus diikuti ketika Anda menghadiri panggilan konferensi. Aturan-aturan ini berlaku sebagai etiket yang harus Anda pertahankan agar konferensi Anda berhasil.

Anda harus menghormati etiket panggilan konferensi, dan berurusan dengan rapat konferensi sama seperti Anda akan berurusan dengan orang yang duduk berhadap-hadapan. Memang benar bahwa tidak ada yang bisa melihat Anda, tetapi akan salah untuk mengambil keuntungan dari situasi seperti itu. Juga, ingatlah bahwa semua orang entah bagaimana akan tahu jika perhatian Anda dialihkan dari panggilan konferensi.

Ingat, bahwa Anda selalu meninggalkan kesan ketika Anda menyelesaikan konferensi Anda. Jadi, Anda harus membuat presentasi terbaik dari diri Anda, terlepas dari apakah ada yang bisa melihat Anda atau tidak.

Adalah penting bahwa Anda mengetahui aturan dasar untuk pertemuan konferensi, dan apa yang harus atau tidak harus Anda lakukan. Anda harus dapat menarik perhatian peserta dengan mengikuti cara telekonferensi yang tepat. Anda perlu memastikan bahwa Anda membuat kesan yang baik pada orang lain. Aturan dasar untuk mempertahankan etiket panggilan konferensi adalah sebagai berikut:

1. Tepat waktu untuk menghadiri konferensi.

2. Bersiaplah dengan semua dokumen yang relevan dan materi pelajaran.

3. Perhatikan apa yang orang lain katakan.

4. Pastikan Anda berpartisipasi aktif dalam konferensi.

Di atas adalah hal-hal yang sangat awal yang dapat Anda lakukan untuk memiliki panggilan konferensi yang lancar dan sukses.

Dalam beberapa sistem panggilan konferensi, set diprogram untuk berbunyi ketika seseorang bergabung dengan konferensi. Bip ini dapat membingungkan dan mengganggu panggilan konferensi yang sedang berlangsung. Namun, di sebagian besar peralatan panggilan konferensi tersebut, Anda dapat mematikan bunyi bip dengan menekan kode. Jika Anda tidak yakin tentang hal ini, Anda harus menanyakannya kepada penyedia layanan telepon lokal Anda.

Jika Anda adalah tuan rumah dari panggilan konferensi, diharapkan Anda akan tiba beberapa menit lebih awal dan menyapa semua peserta. Saat Anda melakukan ini, Anda juga akan mengetahui apakah semua orang hadir dan waktu yang tepat untuk memulai pertemuan. Mempresentasikan diri Anda lebih awal juga akan membantu Anda untuk membahas diskusi pra-dewasa yang dapat diangkat oleh para peserta.

Meskipun orang-orang berada di tempat yang berbeda dari tempat Anda berada, selalu penting untuk tidak menikmati sesuatu yang lain saat berpartisipasi dalam panggilan konferensi. Anda tidak boleh memasuki panggilan konferensi dengan sekantong keripik kentang dan mengunyah saat menghadiri pertemuan. Selalu ingat bahwa suara seperti itu mengalir melalui jaringan dan dapat didengar oleh orang lain yang menghadiri panggilan konferensi.

Sebagai tuan rumah, Anda harus memperkenalkan setiap orang sebagai dan ketika semua peserta sedang online. Saat Anda memperkenalkan setiap orang, bicarakan dengan singkat tentang latar belakangnya. Jika penggunaan ponsel belum secara khusus dimasukkan dalam panggilan konferensi, Anda harus mematikan ponsel Anda, atau menaruhnya di mode vibrator. Bahkan, selama panggilan konferensi, akan bijaksana untuk tidak menggunakan ponsel sama sekali.