Salah satu masalah paling umum yang akan Anda hadapi sebagai manajer proyek adalah mengumpulkan informasi tentang kemajuan tugas. Apakah itu sesederhana meminta tim Anda untuk melaporkan kembali kemajuan setiap tugas, atau jika melibatkan banyak tim atau organisasi, kendala penting yang Anda hadapi adalah sama; cara mendapatkan pandangan terkini tentang keadaan proyek Anda.

Jika kita melihat masalah yang sama dari sudut pandang anggota tim, masalah ini menjadi masalah transparansi. Bagaimana saya sebagai anggota tim dapat mengetahui status proyek yang sedang saya kerjakan? Bagaimana saya tahu kapan tugas terkait selesai, atau kapan bahan atau sumber daya tersedia? Melihat gambaran keseluruhan, ini adalah masalah berbagi informasi. Manajer proyek perlu membagikan rincian proyek, sehingga anggota tim dapat bertindak berdasarkan informasi yang relevan dan melaporkan kembali kemajuan pada waktu yang tepat.

Jika Anda seperti jutaan manajer proyek di luar sana menggunakan Microsoft Project, ada pilihan mudah yang terjangkau yang tersedia untuk menyelesaikan masalah ini:

• Investasikan pada pemirsa proyek untuk tim Anda. Mereka akan dapat membaca file proyek Anda, dan organisasi Anda menghemat investasi besar-besaran dalam lisensi Microsoft Project kepada semua orang. Kelemahannya adalah ini menjadi jalan satu arah di mana manajer proyek berbagi dengan tim, tetapi tidak sebaliknya.
• Investasikan dalam solusi manajemen proyek online. Ada banyak alat manajemen proyek online yang dapat memungkinkan Anda dan tim Anda untuk bekerja bersama. Kelemahan dari solusi ini adalah Anda harus berhenti menggunakan Microsoft Project, serta meng-hosting informasi hak milik Anda di situs pihak ke-3.
• Beralih ke solusi yang memungkinkan Anda untuk mengerjakan file Microsoft Project yang ada, tetapi juga memungkinkan tim Anda untuk melihatnya dan melaporkannya.

Ketika Anda memutuskan solusi, Anda harus menjalankannya secara perlahan, mulai dengan menggunakannya pada proyek kecil yang terdefinisi dengan baik untuk melihat apakah itu sesuai dengan kebutuhan Anda. Kemudian, jika Anda puas, Anda dapat mempertimbangkan penempatan ke seluruh organisasi Anda.

Berikut adalah beberapa jebakan umum yang perlu Anda perhatikan saat mengevaluasi alat:

• Apakah proyek Anda aman, atau dibagikan di server pihak ketiga? Jika demikian, dapatkah Anda membeli server in-house jika diperlukan?
• Apakah solusinya memungkinkan anggota tim Anda untuk tetap mendapat informasi?
• Berapa banyak pelatihan yang diperlukan untuk membuat diri Anda dan anggota tim Anda berjalan secara efektif?
• Apakah harganya cukup menarik sehingga Anda bisa mendapatkan dukungan dari departemen keuangan Anda?