Telekonferensi dengan cepat menjadi metode komunikasi yang paling disukai untuk bisnis. Tetapi karena konferensi panggilan menjadi lebih umum, demikian juga frustrasi karena panggilan yang lama dan tidak produktif. Bagaimana Anda dapat membuat panggilan konferensi yang efektif? Bagaimana Anda memastikan bahwa semua harapan Anda akan konferensi suara terpenuhi dan Anda mendapatkan waktu Anda kembali untuk tugas-tugas lain?

Langkah pertama dalam meningkatkan kualitas konferensi telepon adalah untuk memastikan bahwa Anda bersama penyedia layanan telekonferensi yang tepat. Periksa apakah teknologi yang ia gunakan adalah yang terbaru dan bahwa jembatan konferensi cukup kuat untuk keperluan Anda.

Setelah Anda memastikan bahwa Anda memiliki penyedia layanan panggilan konferensi yang tepat, Anda dapat masuk ke seluk-beluk panggilan itu sendiri.

Setelah Anda memutuskan untuk menjadi tuan rumah konferensi jarak jauh, penting untuk mengomunikasikan harapan panggilan ke semua anggota yang berpartisipasi. Kirimkan informasi terperinci seperti tujuan panggilan, nomor yang dihubungi dan PIN, tanggal dan waktu, daftar peserta dan agenda. Juga kirim semua dokumen yang relevan sehingga peserta dapat mempersiapkan panggilan dengan baik sebelumnya. Salah satu alasan paling umum mengapa konferensi telepon tampaknya tidak pernah berakhir adalah karena para peserta sibuk mencari-cari melalui koper atau komputer mereka untuk mendapatkan informasi terkait. Jika semua orang siap, panggilan dapat dibuat sangat produktif dan selesai tepat waktu.

Ada banyak layanan konferensi yang dapat dipilih seperti audio, video, dan konferensi web. Bergantung pada sifat bisnis dan volume panggilan Anda, Anda dapat memilih yang terbaik dari semua solusi konferensi yang tersedia.

Apa pun jenis konferensi yang Anda sukai, tujuan panggilan harus dikomunikasikan kepada semua dengan cara yang jelas dan ringkas. Dengan menetapkan satu atau dua tujuan spesifik panggilan, Anda akan dapat tetap fokus dan menjaga panggilan tetap singkat dan produktif.

Sirkulasikan nomor panggil dan PIN pada undangan dan semua pengingat terjadwal. Biarkan nomornya di tempat yang mudah ditemukan. Anda tidak ingin orang menelepon terlambat karena mereka tidak dapat menemukan nomornya.

Panggilan konferensi harus memiliki moderator. Moderator bertanggung jawab untuk memastikan bahwa panggilan dimulai dan berakhir tepat waktu. Dia juga bertanggung jawab untuk menjaga panggilan tetap pada jalurnya dengan mengarahkan kembali pembicaraan ke item agenda dan dengan menjaga sikap profesional setiap saat.

Setelah panggilan selesai, tentukan waktu untuk panggilan berikutnya. Sirkulasikan risalah dengan segera dan tindak lanjuti tindakan.

Ikuti tips di atas dan Anda akan dapat menjadi tuan rumah panggilan yang produktif, pendek dan efektif setiap saat.