Video Conferencing – Sebuah teknologi yang memungkinkan orang untuk bertemu dan berkolaborasi bersama melalui media penglihatan dan suara., Di mana pun mereka berada di seluruh dunia. Secara teknis, konferensi video memungkinkan dua atau lebih lokasi untuk berinteraksi melalui transmisi video dan audio dua arah secara bersamaan. Jadi, sementara kami bersiap untuk memahami apa yang diperlukan, di sinilah saya pikir konferensi video menjadi sangat dibutuhkan:

o Ketika Anda membutuhkan obrolan langsung

o Melihat materi presentasi di sisi lain dari percakapan sangat penting

o Orang yang terlibat dalam diskusi tidak dapat secara fisik datang ke lokasi yang sama

o Tidak ada waktu atau anggaran untuk bepergian. Terlepas dari kesederhanaannya, ada banyak hal yang bisa Anda lakukan untuk memastikan pertemuan virtual yang hebat.

o Tiba cukup awal. Minta seseorang dari meja IT untuk memeriksa apakah peralatan berfungsi dengan baik.

o Berdandan dengan tepat itu penting, tapi jangan lupa kenakan kepercayaan diri Anda. Hindari warna yang sangat cerah.

o Kenali mereka. Ini membantu untuk memiliki rincian orang-orang yang akan bergabung dari sisi lain. Mintalah informasi itu melalui pos ketika Anda menjadwalkan panggilan.

o Tunjuk seorang fasilitator. Konferensi video dapat di luar kendali kecuali seseorang mengambil pekerjaan sebagai polisi lalu lintas.

o Jangan bergerak. Sesuaikan pengaturan Anda untuk memastikan bahwa Anda terlihat di sisi lain-tinggal di tempat di mana kamera terbaik dapat melihat Anda.

o Berusaha keras dan jelas. Jika audio tidak jelas di sisi lain, coba sesuaikan pengaturan dan hindari berteriak.

o Hindari pembicaraan ganda. Tunggu pihak lain selesai berbicara sebelum menjawab.

o Tampak lurus. Bayangkan diri Anda melakukan kontak mata dengan orang di sisi lain.

o Bersikaplah tenang. Bayangkan bahwa anggota lain berada di ruangan yang sama dengan Anda.

o Matikan mikrofon. Bahkan desisan atau bisikan dapat didengar dengan keras.

o Memiliki media visual yang jelas. Pastikan bahwa materi presentasi seperti agenda, diagram alir, bagan, dan presentasi power point, dll dibuat dalam font besar.

o Jika Anda ingin merujuk secara luas ke media apa pun, bagikan terlebih dahulu.

o Berlatih. Miliki sesi latihan singkat untuk membiasakan tim dengan peralatan dan pengaturannya.

o Memiliki rencana darurat. Memiliki komputer cadangan jika komputer yang Anda gunakan memiliki masalah.

O Berolahraga dengan sabar. Tunggu orang-orang di sisi lain offline dan lalu keluar.