Mengapa melacak waktu?

Pelacakan waktu dan manajemen sangat penting terutama ketika bekerja dengan orang-orang di proyek yang sensitif terhadap waktu. Selain itu, kami dan tim kami dapat mengerjakan beberapa proyek dengan siklus proyek yang tumpang tindih, dan staf lepas pantai kami bekerja dari jarak jauh pada waktu yang berbeda dengan kami karena perbedaan zona waktu. Untuk alasan ini, memiliki kemampuan untuk bangkit di antara tugas, multi-tugas, melacak waktu, dan menjaga gangguan agar dapat mencapai hasil yang berbeda dan memenuhi tenggat waktu masing-masing adalah penting dalam memastikan keberhasilan bisnis.

Dengan banyak situs media sosial, komunitas berbagi video daring, permainan, permintaan adhoc dari rekan tim, dan menanggapi komunikasi email, sangat mudah bagi pekerja virtual untuk terganggu. Karena Anda tidak dapat secara fisik memantau apakah tim Anda melakukan tugas yang diberikan kepada mereka pada waktu tertentu, Anda cukup mengukur produktivitas mereka dengan menggunakan tugas yang diselesaikan sebagai metrik kinerja. Tetapi bukankah lebih produktif jika Anda dapat memastikan bahwa waktu dan beban kerja staf Anda diatur, dicatat, dan diperhitungkan dengan benar?

Bisnis saya kecil dan saya hanya memiliki beberapa anggota staf, apakah perangko waktu email dan VoIP tidak cukup untuk memeriksa apakah mereka berfungsi atau tidak?

Email sekarang dapat diakses melalui perangkat seluler, aplikasi VoIP seperti Skype adalah sama. Bahkan, Anda bahkan dapat membawa laptop Anda, masuk ke pub terdekat dan menjawab email bos Anda seolah-olah Anda sedang bekerja. Prangko waktu email dan konferensi video setiap saat bukanlah bukti produktivitas dan waktu yang dihabiskan dengan baik. Jika perusahaan Anda memiliki sistem pelacakan waktu internal untuk staf in-house Anda, periksa apakah Anda dapat menggunakan sistem yang sama untuk melacak waktu staf jarak jauh Anda. Jika Anda menggunakan kontraktor atau layanan dari perusahaan pihak ketiga, pastikan untuk bertanya apakah mereka memiliki alat untuk melacak waktu kerja mereka. Waktu pelacakan bermanfaat bagi semua orang: pengusaha, karyawan, klien, dan kontraktor.

Manfaat pelacakan waktu meliputi:

• Kemampuan untuk melihat keberpihakan proyek dari tampilan tingkat yang lebih tinggi dan memecah tugas menjadi peningkatan kecil yang lebih mudah dikelola

• Anda dapat memahami praktik bisnis dan proses internal apa yang menyebabkan waktu terbuang, dan menggunakan informasi untuk pengembangan bisnis.

• Anda dapat mencatat berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas atau proyek sehingga Anda dapat menetapkan estimasi waktu yang lebih masuk akal untuk tim Anda ketika proyek serupa muncul.

• Kemampuan untuk mengatur waktu Anda lebih efektif.

• Kemampuan menyimpan semua data tentang beban kerja, kemajuan, tenggat waktu, serta informasi staf dan klien di satu lokasi pusat yang mudah diakses oleh Anda untuk penagihan klien yang lebih akurat.

• Pekerja lepas Anda dapat menggunakan pelacakan waktu sebagai bukti bagaimana waktu mereka dihabiskan

• Anda dapat membagikan pelacakan waktu Anda dengan individu, pekerja lepas, dan anggota staf yang mengerjakan proyek yang sama dengan Anda.

• Secara keseluruhan, Anda dan staf Anda akan lebih produktif.

Bagaimana saya bisa melacak dan mengatur waktu tim saya?

Perusahaan besar, terutama BPO, sudah menggunakan sistem yang berbeda untuk melacak waktu dan produktivitas di kantor. Ini memungkinkan mereka untuk mengalokasikan tenaga kerja, peralatan, dan sumber daya lainnya dengan tepat sesuai kebutuhan untuk memenuhi target hasil. Namun, UKM relatif baru dalam hal ini karena pelacakan waktu dan sistem manajemen cukup mahal dan sedikit “over-kill” untuk melacak produktivitas tim kecil. Untungnya, sekarang ada solusi yang lebih hemat biaya untuk usaha kecil dan menengah untuk secara akurat melacak dan mengelola waktu dan tugas staf jarak jauh mereka. Ada program desktop, aplikasi seluler, dan perangkat lunak pelacakan waktu berbasis web untuk dipilih, dan biayanya bervariasi tergantung pada jumlah pengguna, proyek, fitur, atau paket berlangganan. Di antara pilihan yang baik adalah Time Doctor, alat pelacakan waktu dan manajemen yang efektif dengan biaya setidaknya $ 9,99 per pengguna per bulan. Apa yang baik dalam alat ini adalah kenyataan bahwa alat ini tidak dapat melacak waktu yang dihabiskan staf Anda untuk setiap tugas yang diberikan kepadanya, tetapi juga melacak situs web dan aplikasi yang digunakan saat staf Anda bekerja. Dengan cara ini, Anda dapat melihat apakah situs media sosial seperti Facebook dan Twitter atau aplikasi game mengganggu pekerja Anda dari pekerjaan yang sebenarnya. Jika Anda mempekerjakan pekerja kontrak melalui situs lepas dan portal pekerja virtual, ada kemungkinan besar mereka sudah memiliki sistem pelacakan waktu yang baik. oDesk, misalnya menggunakan TeamRoom yang melacak dan merekam waktu seorang pekerja, mengambil tangkapan layar dan mengambil gambar pekerja setiap 10 menit untuk membantu Anda memastikan bahwa orang yang tepat mengerjakan tugas yang tepat pada waktu yang tepat.

Saya memiliki staf lepas / freelancer virtual yang bekerja untuk saya untuk berbagai proyek. Adakah cara lain saya bisa memaksimalkan produktivitas?

Tentu saja! Dan jika Anda dapat menggunakan solusi bisnis praktis sambil meningkatkan produktivitas karyawan Anda, Anda akan mendapat manfaat lebih. Saya telah bertemu Mike O'Hagan, seorang pengusaha sukses seri dan pemilik 6 bisnis yang beroperasi di 4 negara. Dia memberikan tips tentang kewirausahaan praktis melalui seri webinar gratisnya, tur pembelajaran bisnis, dan eBook gratis ” Pekerja $ 100 per minggu yang Efisien: Panduan Efektif untuk Meningkatkan ROI Anda saat Offshoring “. Saya telah mengunduh eBook dan menemukan beberapa tips dan ide yang tidak dapat saya temukan di eBook outsourcing lainnya.