Perusahaan farmasi biasanya mengadakan antara 3 dan 4 pertemuan untuk personel lapangan per tahun untuk memperbarui strategi penjualan dan pemasaran, membawa produk baru ke pasar, mensertifikasi ulang personel tentang praktik kepatuhan dan peraturan, dan berpotensi meluncurkan perangkat keras atau perangkat lunak baru untuk tenaga penjualan produktifitas. Pertemuan-pertemuan ini biasanya

bertepatan dengan kuartal tahun kalender atau tahun fiskal. Kadang-kadang pertemuan ini dilakukan dalam kelompok-kelompok kecil selama beberapa minggu dengan beberapa tim pelatihan utama melakukan perjalanan ke berbagai lokasi untuk menggelar inisiatif pelatihan dan menyampaikan presentasi langsung. Dalam beberapa kasus, sebagai pengganti banyak pertemuan kecil, seluruh tenaga penjualan lapangan, tim pemasaran, dan komponen internal dari organisasi penjualan disatukan di satu lokasi. Dengan perusahaan menengah dan besar, ini bisa berarti ratusan, bahkan ribuan karyawan dalam satu pertemuan. Tidak sulit membayangkan biaya perjalanan, penginapan, dan fasilitas pelatihan untuk pertemuan sebesar ini. Selain itu, jumlah waktu yang hilang dalam perjalanan ke dan dari rapat dapat di mana saja dari beberapa jam hingga satu hari penuh.

Seringkali pada pertemuan tatap muka dan pelatihan arah perusahaan menempatkan penekanan yang lebih kuat pada presentasi cookie cutter, sertifikasi ulang, ujian, dan perencanaan jangka panjang perusahaan. Sering ada begitu banyak konten yang dimasukkan dalam pertemuan besar di tempat yang sangat sedikit dari itu benar-benar berdampak. Dengan memanfaatkan aplikasi kolaborasi dan pelatihan online, perusahaan dapat menghilangkan sebagian biaya perjalanan dan pelatihan mereka yang mahal, memungkinkan staf pelatihan mereka untuk mengalokasikan waktu dan upaya mereka dengan lebih baik, memaksimalkan waktu yang dihabiskan dalam pertemuan tatap muka dengan konten yang lebih berdampak, dan memberikan kenyamanan dan pelatihan berkelanjutan tepat waktu untuk personel lapangan mereka. Selain itu, sepanjang tahun, sekelompok kecil karyawan secara rutin dibawa ke lokasi pelatihan pusat seperti kantor pusat perusahaan atau kantor regional. Rapat yang lebih kecil ini, seringkali dengan konten yang sangat fokus atau 'penyegar', dapat dengan mudah diadakan secara online. Manfaat yang sama berlaku dengan potensi, dalam kasus ini, tenaga penjualan lapangan hanya perlu mengambil sebagian hari dari wilayah mereka.

Selain pelatihan tatap muka yang dapat dilengkapi atau diganti dengan pelatihan konferensi web, karyawan farmasi sering mengikuti pelatihan asinkron ketika meluncurkan produk baru, mempelajari indikasi baru untuk produk yang ada, atau menyelesaikan pelatihan tentang pembaruan untuk perangkat lunak CRM untuk menyebutkan beberapa topik . Seringkali jenis pelatihan ini diselesaikan sebelum perjalanan ke pertemuan, dengan kelompok besar atau kecil, untuk membantu membangun landasan pengetahuan tentang topik tersebut sebelum karyawan disatukan untuk pelatihan lebih lanjut dan pengujian sertifikasi. Pelatihan asinkron ini dapat dibuat jauh lebih berdampak dengan memanfaatkan solusi interaktif berbasis web.

Membuat Lompatan

Perusahaan farmasi telah menggunakan perangkat lunak CRM (Customer Relationship Management) atau SFA (Sales Force Automation) selama bertahun-tahun, dan lompatan untuk menggunakan perangkat lunak kolaborasi online tampaknya menjadi langkah logis berikutnya. Banyak industri telah beralih ke pelatihan online baik sebagai komponen dari model pelatihan perusahaan mereka atau sebagai tulang punggungnya. Gambar di bawah ini memberikan distribusi penawaran pelatihan dari survei lebih dari 500 ratus pelatih perusahaan yang disurvei selama 2006-2007. Dalam studi ini ada hampir 14 persen penurunan pelatihan tatap muka oleh perusahaan dan peningkatan yang hampir sama dalam pelatihan konferensi web (Wainhouse Research, 2007, hal. 3). Media pelatihan lainnya tetap relatif datar dalam studi yang sama, menunjukkan tren yang meyakinkan terhadap manfaat pelatihan dan kolaborasi konferensi web seperti yang ditunjukkan secara grafis di bawah ini (Wainhouse Research, 2007, hal. 3)

Gambar 1. Pada 2006 – 2007 Metode pengiriman

kursus pelatihan dalam studi 533 personel pelatihan

Untuk perusahaan farmasi, pelatihan tatap muka telah menjadi bahan pokok industri selama beberapa dekade dan beberapa akan berpendapat bahwa itu adalah bagian yang diperlukan karena kebutuhan orang-orang penjualan untuk berlatih dan mensertifikasi pesan baru yang didorong dari pemasaran. Meskipun ada sesuatu yang bisa dikatakan untuk duduk di depan seseorang untuk berlatih 'merinci' mereka pada suatu produk dengan pesan penjualan baru, berhati-hati untuk memasukkan pesan pemasaran dan peraturan yang sesuai, ada juga beberapa alasan penting untuk mengevaluasi gulungan online pelatihan. Dalam sebuah studi oleh Wainhouse Research pada tahun 2007, lebih dari 500 pelatih dari berbagai vendor dan organisasi klien dalam berbagai bidang menunjukkan berbagai alasan untuk menerapkan konferensi web untuk tujuan pelatihan. Gambar di bawah ini menunjukkan representasi grafis dari hasil satu komponen penelitian. Beberapa alasan lebih jauh dalam daftar mungkin lebih penting bagi perusahaan farmasi daripada yang tercermin dalam tanggapan penelitian. Mampu membawa ahli materi pelajaran dan konten yang ditargetkan kepada audiens misalnya, keduanya penting untuk pelatihan farmasi di mana masukan langsung dari para pemimpin opini kunci di suatu daerah dan pesan yang disesuaikan merupakan elemen penting untuk memahami dan mengomunikasikan topik kompleks.

Gambar 2. Alasan yang dikutip peserta studi

menggunakan pelatihan berbasis web.

(Wainhouse Research, 2007, hal. 5)

Meskipun menghemat biaya perjalanan untuk rapat adalah alasan nomor satu bagi sebagian besar perusahaan yang menerapkan solusi konferensi web untuk pelatihan, ada beberapa alasan penting selain yang secara langsung berdampak pada laba bersih.

Faktor-faktor yang mempengaruhi industri farmasi lebih dari yang lain adalah sebagai berikut:

o Biaya perjalanan, penginapan, dan pertemuan.

o Menghemat waktu jauh dari rumah.

o Termasuk ahli materi pelajaran (Key Opinion Leaders).

o Memberikan konten yang ditargetkan yang memenuhi persyaratan peraturan.

Biaya yang diperlukan untuk menyatukan karyawan, atau bertemu dengan pelanggan, sangat tinggi terutama ketika peserta harus melakukan perjalanan melalui udara dan tinggal untuk waktu yang lama. Dalam studi kasus yang dilakukan untuk membandingkan berbagai solusi web conferencing dengan pertemuan tatap muka, alternatif online menyadari penghematan 66-95% dibandingkan pertemuan tatap muka (Webconference-test.com, 2007). Perusahaan-perusahaan farmasi dapat mewujudkan penghematan luar biasa yang menerapkan solusi konferensi web sebagai pengganti bahkan sebagian dari pertemuan tatap muka mereka.

Menghemat waktu dari perwakilan penjualan efek rumah sampai batas tertentu, tetapi faktor ini akan sangat mempengaruhi manajer penjualan lapangan yang sering jauh dari rumah sebanyak 80% dari waktu, baik di lapangan dengan perwakilan atau dalam pertemuan dengan satu sama lain dan atas pengelolaan. Seringkali isi rapat manajer-ke-manajer dapat dengan mudah disampaikan melalui aplikasi konferensi web. Manajer menggunakan konferensi telepon secara rutin, tetapi sebagian besar pertemuan strategi dan evaluasi dilakukan secara langsung, sering kali dengan melibatkan perjalanan untuk semua pihak ke lokasi pusat.

Termasuk ahli subjek atau pemimpin opini kunci karena mereka sering disebut dalam penjualan farmasi, sebagai bagian dari proses pembelajaran memberi karyawan kesempatan untuk mendapatkan pengetahuan dan perspektif dari para ahli dalam kedokteran klinis di bidang yang berlaku untuk kegiatan sehari-hari mereka. Sering kali sulit untuk menjadwalkan penampilan panggung atau seminar berdasarkan para ahli ini pada pertemuan tatap muka karena kendala praktik mereka dan tuntutan perjalanan. Memanfaatkan konferensi web dapat membawa sumber daya yang dapat disediakan oleh para ahli ini dengan mudah dijangkau oleh peserta rapat tanpa mereka harus mengatur ulang jadwal klinis yang sibuk dan / atau kewajiban akademik.

Memberikan konten yang sesuai adalah hal yang harus dimiliki untuk industri farmasi. Dengan peraturan tambahan, baik sukarela di dalam perusahaan perorangan dan beberapa diamanatkan oleh badan-badan pemerintahan, isi dari presentasi yang diberikan kepada dan dari para karyawan lebih tinggi diteliti daripada sebelumnya. Informasi yang dikirimkan kepada manajer penjualan dan perwakilan telah melewati sejumlah proses persetujuan yang berbeda dan memberikan 'keseimbangan yang adil' kepada pengguna akhir untuk menunjukkan manfaat dan potensi kerugian dari produk tertentu. Semakin banyak informasi yang dicetak, dikirimkan, dikirim melalui email atau faks sebagai 'pelatihan saja' atau 'tidak untuk digunakan dalam perincian' adalah informasi yang dapat salah penanganan atau disalahgunakan; seringkali materi pelatihan adalah materi 'dalam konteks' yang tidak memberikan keseimbangan yang adil karena mereka hanya berurusan dengan segmen kecil dari total gambar suatu produk pada satu waktu. Mayoritas materi jenis pelatihan dikirim sebagai bagian dari pelatihan 'di rumah' yang tidak sinkron atau sebagai persiapan untuk pertemuan tatap muka. Dengan memanfaatkan konferensi web untuk menambah jenis pelatihan ini, departemen pelatihan perusahaan dapat mempertahankan kontrol lebih besar atas elemen pelatihan yang dapat dibagikan secara online selama presentasi tetapi tidak harus dicetak ulang dan dikirim / dikirim melalui email dalam jumlah besar.

Memilih Solusi

Ketika sebuah perusahaan memutuskan untuk melakukan konferensi web sebagai komponen strategi penyampaian pelatihan mereka, langkah selanjutnya adalah memilih solusi yang sesuai dengan kebutuhan pelatih dan peserta. Dalam sebuah studi oleh Wainhouse Research, beberapa faktor paling penting yang diberikan solusi adalah kemudahan penggunaan, reputasi, dukungan pelanggan, dan transparansi pemasangan.

Gambar 3. Dari sebuah penelitian oleh Wainhouse Research, berikut adalah distribusi atribut yang dicari para peserta dari solusi web conferencing mereka.

(Wainhouse Research, 2007, hal. 6)

Kemudahan penggunaan dan transparansi pemasangan akan sangat penting karena mayoritas pengguna akhir di lapangan adalah personil 'non-teknologi'. Kebanyakan personel lapangan memiliki keakraban dengan otomatisasi tenaga penjualan atau perangkat lunak CRM, tetapi aplikasi ini dilatih secara ekstensif saat disewa sehingga karyawan akan dapat menggunakannya secara efektif di lapangan. Dalam hal web conferencing, aplikasi perlu dijalankan dengan mudah dengan pelatihan minimal agar dapat dianut oleh karyawan dan manajer. Juga, sementara mereka tidak mendapatkan skor setinggi beberapa atribut dalam studi yang disebutkan di atas, skalabilitas dan harga tetap akan menjadi penting mengingat bahwa penggunaan pertama mungkin dalam format percontohan dan kemudian ditingkatkan untuk memasukkan keseluruhan perusahaan. Ada banyak opsi konferensi web yang tersedia, tetapi tidak semua opsi akan sesuai dengan kebutuhan basis pengguna non-teknologi dan jumlah pengguna yang berpotensi beragam. Beberapa solusi terlalu 'kaya fitur' untuk mudah digunakan sementara yang lain memiliki harga yang membuat biaya sulit untuk diproyeksikan. Dua dari penawaran paling populer, WebEx dan GoToMeeting, fokus pada kemudahan penggunaan dan struktur harga yang dapat diprediksi, kedua fitur yang akan menjadi penting dalam mendorong adopsi.

Memecah Hambatan Adopsi

Faktor paling dasar yang akan membuat atau menghentikan dorongan untuk menggunakan konferensi web untuk tujuan pelatihan adalah kemampuan atau ketidakmampuan untuk memiliki tingkat interaksi, partisipasi, dan efektivitas yang sama yang dapat disampaikan melalui pelatihan langsung. Sebuah studi oleh Wainhouse Research pada tahun 2007 menunjukkan bahwa 51% responden menilai web conferencing sama efektifnya dengan pelatihan langsung dengan 36% lainnya penilaiannya hampir sama efektifnya; juga, 70% responden dalam studi yang sama menilai web conferencing lebih efektif daripada pelatihan asinkron (Wainhouse Research, 2007, hal. 1). Banyak solusi konferensi web yang tersedia berbagi fitur serupa seperti pelaporan kehadiran, berbagi layar, kemampuan untuk mengubah presenter, kemampuan suara terintegrasi, dan kemampuan obrolan dan pesan instan. Fitur-fitur ini digabungkan dengan fokus pada kemudahan penggunaan, yang akan sangat penting bagi pengguna yang kurang mengerti teknologi, menjadikan web conferencing sebagai alternatif untuk pelatihan in-person dan tambahan yang berharga untuk program pelatihan asinkron.

Manajer tingkat menengah dan lapangan, secara keseluruhan, sangat mungkin menerima solusi pelatihan / kolaborasi yang mengurangi beban perjalanan pada karyawan langsung mereka dan juga diri mereka sendiri. Juga, kemampuan untuk secara cepat membangun dan menjalankan karyawan baru tanpa harus menunggu pelatihan langsung yang dijadwalkan akan sangat berharga di bidang farmasi di mana wilayah penjualan kosong dapat dengan cepat menurun dalam pangsa dan volume pasar. Bukan hal yang aneh bagi karyawan untuk menunggu pelatihan yang dijadwalkan selama berminggu-minggu atau bahkan. Pada saat yang sama, manajer mikro dan tradisionalis tidak diragukan lagi akan mengambil pandangan skeptis tentang solusi web conferencing yang diluncurkan dalam skala besar sebagai pengganti langsung untuk pelatihan langsung. Orang-orang ini cenderung melihat konferensi web sebagai kehilangan kontrol daripada sumber daya nilai tambah; Bahkan, kemungkinan biaya akan menjadi kendala dengan pihak-pihak tertentu. Mengatasi biaya dengan melihat laba atas investasi adalah cara mudah untuk menjustifikasi peluncuran solusi web conferencing karena ada sejumlah besar data yang disediakan dalam bentuk studi kasus, baik yang disponsori vendor maupun vendor independent. Dalam sebuah studi yang dilakukan oleh Frost & Sullivan pada tahun 2005, satu klien WebEx kunci mencapai ROI lebih besar dari 465% pada investasi dan pemanfaatan WebEx; dari perspektif pelatihan, keuntungan utama menggunakan WebEx adalah kemampuan untuk meningkatkan frekuensi pelatihan, menyediakan konten yang ditargetkan, dan mengurangi waktu persiapan pelatihan (Frost & Sullivan, 2005, hal.6). Contoh lain dari studi kasus dari Clarity, memanfaatkan GoToMeeting, menunjukkan perusahaan menghemat $ 5.000-10.000 per bulan dalam biaya perjalanan dan menggunakan solusi penetapan harga All-you-can-meet yang 'membayar sendiri dalam waktu kurang dari 2 bulan' (Citrix Online, 2006, hal.2).

Mengatasi perubahan standar 'terhormat waktu' pelatihan dan pertemuan tatap muka akan menjadi hambatan yang lebih menantang, terutama ketika berhadapan dengan karyawan baru yang memasuki industri. Bagi personel kantor pusat, ini bukan masalah besar, tetapi bagi personel lapangan, terutama tenaga penjualan, yang memiliki otonomi yang sangat besar, mengintegrasikan konferensi web ke dalam paradigma pelatihan, akan lebih sulit. Perlawanan akan bervariasi tergantung pada budaya perusahaan, pengalaman rata-rata karyawan, diperjuangkan oleh berbagai tingkat departemen manajemen dan pelatihan, dan kebutuhan yang berkembang untuk menemukan solusi yang lebih efektif untuk pelatihan.

Kesimpulan

Untuk beberapa perusahaan, untuk menyewa dan melatih perwakilan penjualan lapangan selama satu tahun dapat berkisar dari serendah beberapa ribu dolar hingga $ 100.000 atau lebih. Komponen dari biaya ini adalah proses pencarian, wawancara, dan perekrutan, namun, aspek substansial adalah pelatihan awal karyawan baru dan integrasi mereka ke dalam tim internal atau tim lapangan. Selain itu, pelatihan untuk karyawan farmasi, seperti kebanyakan industri, adalah proses berkelanjutan yang didorong oleh perubahan peraturan, penawaran produk baru, dan perubahan dalam strategi perusahaan. Dengan memanfaatkan solusi web conferencing untuk menambah pelatihan tatap muka dan asinkron, perusahaan dapat mewujudkan manfaat nyata mulai dari penurunan biaya perjalanan, peningkatan fleksibilitas, alokasi sumber daya yang lebih baik, dan kontrol lebih besar terhadap perubahan konten pelatihan dengan cepat. Pengembalian investasi dapat direalisasikan dengan cepat dengan pilihan yang tepat dari solusi web conferencing, dan satu-satunya penghalang untuk adopsi yang tersisa bagi perusahaan untuk menerobos adalah keengganan untuk menyimpang dari preseden historis.