Perusahaan eksekutif dari Fortune 100 mengarahkan organisasi mereka untuk melakukan lebih banyak rapat menggunakan perangkat lunak konferensi elektronik (mis., Adobe Acrobat Connect Pro, WebEx). Komunikator teknis prihatin bahwa keterbatasan media akan sangat mengurangi efektivitas presentasi mereka. Mereka ingin mempersiapkan diri untuk mengembangkan dan melakukan pertemuan elektronik yang menarik, interaktif, dan memotivasi.

Saya percaya bahwa bukan media yang menciptakan komunikasi yang menarik; itu adalah strategi komunikasi yang digunakan. Rapat elektronik memiliki beberapa kelemahan bawaan (mis., Kurangnya umpan balik visual, interaksi sosial yang lebih sulit), tetapi ada juga kekuatan (mis., Kemampuan untuk berkolaborasi dalam jarak yang sangat jauh yang tidak dibatasi oleh waktu). Fleksibilitas dan kreativitas memungkinkan komunikator teknis untuk menduplikasi semua manfaat dari pertemuan fisik dalam pertemuan virtual.

Untuk mengikuti adalah banyak ide yang berguna dalam mengatur pertemuan virtual.

Dapatkan Perhatian

Mulailah pertemuan virtual Anda dengan perkenalan yang dipikirkan dengan matang. Perkenalkan diri Anda dan, jika waktu memungkinkan, undang peserta untuk memperkenalkan diri. Minta mereka untuk membagikan informasi latar belakang, termasuk minat dan hobi profesional dan pribadi. Posting foto Anda dan, jika mungkin, gambar peserta. Gunakan metode inovatif untuk mengumpulkan dan berbagi informasi latar belakang peserta (mis., Mencocokkan pengalaman unik dengan peserta yang sesuai).

Tetapkan Relevansi

Peserta jajak pendapat untuk menentukan latar belakang dan minat mereka pada subjek. Gunakan beragam media. Ini mungkin termasuk animasi, informasi latar belakang, peristiwa terkini, kartun, artikel, pertanyaan yang memancing pemikiran, kutipan, dan cerita.

Informasi sekarang

Menggabungkan jenis presentasi multimedia yang sama seperti yang Anda lakukan dalam presentasi tatap muka. Gunakan berbagai jenis media seperti teks, grafik, animasi, presentasi video dan multimedia, ilustrasi, diagram, skema, model, presentasi audio, dan objek konkret. Secara konsisten merujuk pada jadwal pertemuan yang Anda presentasikan di awal presentasi dan berikan ringkasan konten sepanjang sesi. Sajikan informasi dalam potongan pendek dan aliran logis sambil memvariasikan kecepatan dan format setiap lima hingga enam menit.

Menggabungkan strategi komunikasi yang meyakinkan yang meliputi:

o Bercerita

o Presentasi pembicara tamu, yang bisa berupa virtual

o Simulasi

o Analogi

o Penugasan

o Studi kasus

o Penemuan pembelajaran

o Contoh dan non-contoh

o Eksperimen

o Representasi grafis

o Petunjuk dan isyarat

o Gagasan

o Mnemonik

o Permainan

o Model fisik untuk menggambarkan hubungan

Dukung ide-ide utama Anda dengan grafik bila memungkinkan. Simpan informasinya sederhana, terutama jika Anda menggunakan PowerPoint. Hati-hati dengan warna, ruang putih, dan font; batasi penggunaan font dan warna yang berbeda.

Beri tahu peserta apa yang akan Anda sampaikan kepada mereka, beri tahu mereka, dan kemudian beri tahu mereka apa yang Anda katakan kepada mereka. Ini seharusnya mudah, karena Anda memiliki banyak media untuk dimainkan. Anda dapat mengatur panggung dalam presentasi multimedia, kemudian menyajikan topik melalui presentasi papan tulis, dan akhirnya meninjau topik dalam diskusi menggunakan obrolan atau fitur polling.

Memungkinkan peserta mengunduh dokumen alih-alih membagikannya. Pastikan untuk menggunakan PDF, karena mereka menampilkan dan mencetak lebih dapat diprediksi daripada format dokumen lainnya. Gunakan papan tulis seperti halnya flip chart. Tunjuk, sorot, gambar, dan beri tahu di papan tulis. Lihat situs web dan sumber daya lainnya; menggunakannya sebagai sumber informasi, referensi, dan bahan olahraga yang berharga. Sajikan informasi dari sudut pandang lain (mis., Pelanggan, pesaing, pengguna, dan insinyur). Mengantisipasi dan mempersiapkan pertanyaan peserta. Bangun alat bantu kerja yang menyaring informasi yang relevan.

Melakukan Demonstrasi

Gunakan studi kasus yang terkait dengan situasi kehidupan nyata. Minta peserta untuk mengeksplorasi masalah kontroversial. Minta agar peserta membagikan pengalaman mereka sendiri terkait dengan konten.

Perlihatkan foto atau presentasi video dari bagian-bagian penting dari demonstrasi dan gunakan alat gambar dan teks untuk menyorot dan memberi label. Gunakan berbagi layar untuk mendemonstrasikan aplikasi komputer dan alat menggambar untuk memberi label dan menyorot bagian layar. Pilih contoh dan kegiatan yang mencerminkan pengaturan di mana peserta akan menerapkan keterampilan baru mereka.

Latihan Fasilitasi

Menggabungkan praktik untuk mempertahankan partisipasi dan minat. Tetapkan peserta untuk dikelompokkan dan minta mereka untuk berkolaborasi dalam penugasan tertentu. Ukuran kelompok tidak boleh lebih dari empat peserta. Tetapkan dan putar peran dalam masing-masing kelompok untuk memastikan berbagi dan kerja sama. Jika berlaku, sintesiskan kegiatan yang diselesaikan di luar rapat. Dorong presentasi yang hidup dengan panjang tidak lebih dari lima menit. Dorong peserta untuk menggunakan papan tulis. Gunakan studi kasus, permainan peran, dan simulasi yang meniru aktivitas kehidupan nyata.

Jika peserta tidak dapat berinteraksi dengan sistem yang sebenarnya, berikan tautan ke basis data pelatihan atau lokasi pengujian. Tampilkan layar peserta jika Anda ingin mereka menunjukkan penggunaan aplikasi mereka atau membagikan informasi sebagai bagian dari demonstrasi atau latihan interaktif.

Menghasut dan Mengelola Diskusi

Buka diskusi dengan komentar yang memancing. Tanam ide dengan mengajukan pertanyaan terkemuka di papan tulis atau di jendela obrolan. Lakukan diskusi terstruktur dengan memasukkan garis besar usulan diskusi. Buat diskusi tetap pada jalurnya dengan mengklarifikasi tema diskusi dan topik yang ingin Anda liput. Kelola diskusi dengan cermat. Gunakan mikrofon, papan tulis, jendela obrolan, atau email sebagai media dalam diskusi. Berikan peran “menarik” pada peserta didik selama diskusi. Selalu akhiri diskusi dengan menyatakan kembali tujuan diskusi, merangkum hasil, dan menunjukkan bagaimana hasilnya terkait dengan topik berikutnya.

Menilai Keterlibatan Peserta

Gunakan pertanyaan polling yang sering untuk memverifikasi pemahaman, membangunkan peserta, menentukan tingkat keterlibatan mereka, atau menentukan di mana peserta berpegang pada isu-isu tertentu. Ajukan pertanyaan yang jelas, relevan, singkat, dan menantang. Manfaatkan kemampuan polling untuk mengajukan pertanyaan benar / salah atau pilihan ganda dan lihat berapa banyak peserta yang memilih setiap pilihan. Anda dapat menyimpan hasil ini untuk diri sendiri atau membagikannya dengan semua peserta. Sertakan pertanyaan dengan tingkat kesulitan yang sesuai dengan tingkat audiens. Hindari umpan balik yang singkat atau tiba-tiba. Peserta dapat menafsirkan umpan balik tersebut sebagai marah. Mintalah kelompok menggunakan bahan dan instrumen penilaian yang terletak di folder bersama untuk menyelesaikan latihan dalam keranjang (mis., Menyelesaikan transaksi layanan pelanggan dalam berbagai situasi).

Mengembangkan dan Melakukan Kegiatan yang Menyenangkan dan Memotivasi

Buat konflik konstruktif atau “abrasi kreatif” dengan:

o Mengajukan pertanyaan-pertanyaan terkemuka

o Mewakili sudut pandang lain

o Jelajahi konten dalam konteks baru (mis., di Peternakan Hewan George Orwell, penulis menggunakan metafora pertanian untuk menggambarkan bahaya kapitalisme yang tidak terkendali)

Ekstrak hasil positif dari situasi sulit dengan:

o Mengarahkan pertanyaan ke grup

o Meminta kelompok untuk solusi atau metode untuk menemukan solusi

o Memanggil peserta tertentu untuk membantu

Bangun ketegangan dengan membuat aktivitas (mis., Diskusi, permainan) di mana hasilnya tidak dapat diprediksi. Juga merasa bebas untuk mengubah aturan saat aktivitas masih berjalan. Lakukan hal itu menggunakan obrolan, surel selektif, dan beberapa folder bersama untuk memberi kelompok dan aturan berbeda serta instruksi.

Menumbuhkan kolaborasi peserta dengan menciptakan kegiatan kelompok. Aktifkan grup untuk berkomunikasi menggunakan area obrolan atau email. Jika Anda berani, Anda dapat membuat grup mengatur pertemuan virtual mereka sendiri untuk bekerja bersama. Pastikan untuk menugaskan seorang pemimpin untuk setiap kelompok.

Semoga beruntung dan nikmatilah!