Komunikasi adalah penyampaian penting dari setiap proyek yang sukses dan soft skill manajemen proyek kunci. Anda mungkin tidak berpikir komunikasi sebagai penyampaian proyek yang sebenarnya, tapi itu. Ini mungkin bukan satu klien atau pelanggan menempatkan paling penekanan pada, tapi itu karena setiap klien dan pelanggan akan komunikasi yang baik untuk diberikan.

komunikasi Project adalah salah satu deliverable yang Anda secara pribadi bertanggung jawab dan itu salah satu yang memiliki pengaruh besar atas keberhasilan atau kegagalan proyek Anda. Saya katakan ini karena pengalaman pribadi telah mengajarkan saya bahwa proyek dikelola terbaik, memberikan pada semua janji mereka, tepat waktu, dan anggaran masih bisa mendapatkan reputasi buruk dan dianggap sebagai kegagalan. Alasannya: manajer proyek tidak melakukan pekerjaan yang memadai berkomunikasi keberhasilan proyek kepada para pemangku kepentingan mereka

Kami berharap bahwa informasi dan template dalam bagian ini akan membantu memandu Anda untuk memilih yang tepat informasi, jadwal, dan komunikasi. kendaraan untuk proyek Anda.

Mayor Elemen proyek Komunikasi

Siapa Berkomunikasi dengan

Anda hanya bisa mengatakan bahwa itu penting untuk berkomunikasi dengan semua pemangku kepentingan proyek dan berhenti di situ namun pendekatan ini akan menjamin kegagalan. Masing-masing stakeholder individu memiliki seperangkat berbeda dari persyaratan untuk informasi proyek, dan lebih memilih cara yang berbeda menerima komunikasi mereka. Ini tidak akan mungkin untuk mendefinisikan seperangkat unik komunikasi dan kendaraan komunikasi untuk setiap stakeholder dalam sebagian besar proyek sehingga yang terbaik yang dapat Anda lakukan adalah mengidentifikasi kategori yang berbeda dari stakeholder dan menentukan informasi dan komunikasi metode yang diperlukan yang paling sesuai kelompok.

Eksekutif Sponsor Sponsor / Bisnis Mungkin pelanggan yang paling penting (s) komunikasi proyek Anda. Ini akan bernilai saat Anda untuk menentukan seperangkat kebiasaan komunikasi untuk setiap orang dalam kategori ini. Secara umum, ini adalah orang-orang sibuk yang tidak memiliki banyak waktu untuk membaca banyak detail. Diagram dan grafik yang menceritakan pemirsa banyak tentang proyek sekilas mungkin akan bekerja terbaik untuk mereka

Luangkan waktu untuk mewawancarai mereka tentang preferensi mereka. Apa yang mereka perlu tahu, bagaimana mereka ingin dikomunikasikan dengan, dan seberapa sering. Menjaga mereka informasi tentang kinerja proyek sangat penting karena mereka menandatangani cek untuk proyek (termasuk gaji Anda). Mereka juga membutuhkan informasi sehingga mereka dapat menjaga rekan-rekan mereka diberitahu tentang kinerja proyek. Ingat, mereka adalah juara proyek Anda sehingga lebih baik dipersenjatai dengan informasi yang mereka, pekerjaan yang lebih baik yang bisa mereka lakukan untuk mempromosikan proyek Anda

Tip:. tidak melaporkan masalah kepada mereka tanpa menunjukkan sebuah solusi. Misalnya, jika Anda melaporkan SPI kurang dari 1,0 untuk 2 minggu berturut-turut, Anda harus menyertakan tindakan korektif dengan laporan tersebut.

Proyek Anggota Tim ini adalah kelompok yang paling padat penduduknya tunggal dalam daftar stakeholder. Anda mungkin ingin membagi kelompok menjadi sub-kelompok berdasarkan peran mereka. Sebagai contoh Anda mungkin ingin memiliki satu set yang berbeda dari komunikasi untuk Analis Bisnis dan Pengembang Software, atau untuk Listrik dan Tukang pada proyek Anda. Kelompok ini memiliki perspektif yang berbeda pada kinerja proyek dari sponsor: sponsor memandang proyek sebagai pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mereka. Anggota tim memandang proyek sebagai pekerjaan yang dilakukan oleh mereka dan oleh karena itu laporan tentang kinerja proyek adalah refleksi pada mereka. Sebuah laporan yang baik menyenangkan semua orang – sponsor proyek dan anggota tim. Sebuah laporan yang buruk akan menyebabkan sponsor khawatir tetapi dapat berdampak negatif pada moral tim.

Pelanggan / Klien ini dapat internal untuk organisasi Anda, atau eksternal untuk itu. Orang-orang ini mungkin mengaku tidak ada kepentingan tertentu dalam komunikasi proyek sampai produk akhir atau jasa disampaikan. Anda perlu untuk mengatasi ketidaktertarikan ini dan kekesalan minat mereka dalam kemajuan proyek. Semakin banyak informasi mereka pada proyek karena berlangsung melalui siklus hidup, semakin besar kemungkinan mereka untuk menerima produk atau jasa yang dihasilkan.

Mitra ini orang-orang yang melakukan pekerjaan yang dalam beberapa cara dipengaruhi oleh pekerjaan proyek Anda. Anda mungkin berdua akan bekerja pada proyek-proyek yang merupakan bagian dari program, atau proyek Anda mungkin hanya mempengaruhi satu sama lain tanpa integrasi lebih lanjut. Misalnya, Anda mungkin akan mengelola proyek perangkat lunak yang membutuhkan proyek database yang sesuai – tim proyek database adalah pasangan Anda. Atau, Anda mungkin bekerja pada sistem perangkat lunak sistem perangkat lunak baru yang akan memanfaatkan sebuah portal web yang ada untuk akses pelanggan -. Tim Portal adalah pasangan Anda meskipun pada kenyataannya mereka tidak melakukan proyek

komunitas Stakeholders ini adalah kategori yang semakin penting dari stakeholder. Seperti lebih menekankan sedang ditempatkan pada organisasi perilaku etis dan tanggung jawab sosial, ada peningkatan permintaan untuk proyek-proyek yang akan dilakukan secara etis. Salah satu cara ini dilakukan adalah dengan memperlakukan mereka yang tidak milik organisasi melakukan, atau organisasi pelanggan / klien, sebagai stakeholder proyek. Pertimbangan pemangku kepentingan ini harus melampaui komunikasi, tetapi komunikasi proyek merupakan bagian penting dari urusan etika Anda dengan mereka.

Project Manager Jangan lupa untuk menyertakan diri sebagai stakeholder. kebutuhan Anda untuk informasi proyek adalah mungkin yang paling penting untuk proyek tersebut. Jika Anda tidak menerima informasi yang Anda butuhkan untuk menjalankan proyek, Anda tidak akan dapat berbagi dengan para pemangku kepentingan lainnya. kebutuhan Anda akan berasal dari kebutuhan untuk diperbarui tentang kemajuan tugas individu proyek sehingga Anda dapat menjaga proyek berencana up to date dan mengidentifikasi tindakan preventif atau korektif.

Kantor Manajemen Proyek (PMO) PMO Anda mungkin memiliki persyaratan untuk informasi proyek yang akan memungkinkan untuk mengidentifikasi peluang untuk perbaikan proses. Sementara kebutuhan ini sangat banyak seperti kebutuhan sponsor, pelanggan, dan klien untuk mengetahui bagaimana proyek ini mengalami kemajuan untuk merencanakan, fokusnya adalah pada proses proyek, alat, teknik, dan praktek-praktek terbaik yang mendukung. PMO Anda juga dapat bertugas melaporkan kemajuan proyek kepada organisasi. Laporan yang PMO bertanggung jawab untuk harus menyediakan persyaratan yang sangat spesifik untuk informasi.

Apa Berkomunikasi

Proyek Apa informasi untuk berkomunikasi dengan kelompok pemangku kepentingan yang terkait erat dengan informasi yang tersedia untuk komunikasi. Setelah semua, Anda tidak dapat mengkomunikasikan apa yang Anda tidak tahu. Di sisi lain, jika kebutuhan informasi adalah nyata dan mengumpulkan informasi yang layak, Anda harus membuat setiap usaha untuk membuatnya tersedia. Pilihan informasi yang akan dikomunikasikan tidak dapat dibuat tanpa mempertimbangkan alat dan teknik proyek untuk mengumpulkan informasi dan sebaliknya.

komunikasi Proyek tidak deliverable utama dari proyek ini, tetapi harus diperlakukan sebagai penyampaian proyek. Mulailah dengan Piagam Proyek Anda: apakah piagam proyek mengandung persyaratan untuk informasi? Jika tidak, informasi dan target pasarnya seharusnya untuk dimasukkan dalam Anda Rencana Pengelolaan Komunikasi. Pernyataan Lingkup Anda juga dapat mencakup persyaratan untuk komunikasi proyek. Pernyataan Kerja (SOW) juga mungkin telah menangkap persyaratan untuk komunikasi proyek. Ketika Anda melakukan sebuah proyek untuk pelanggan eksternal atau klien SOW adalah Anda Alkitab dan komunikasi proyek yang merupakan bagian dari kontrak hukum harus ditentukan di sana.

Setelah mengidentifikasi semua kebutuhan sudah menyatakan dalam dokumentasi proyek sampai saat ini, Anda perlu untuk meminta persyaratan dari berbagai kelompok pemangku kepentingan. ajakan ini harus dilakukan dalam konteks apa yang layak untuk proyek tersebut untuk menyampaikan. Bersiaplah untuk bertemu dengan sponsor Anda untuk mengidentifikasi kebutuhan mereka. Jadilah spesifik untuk presentasi: harus SPI (Jadwal Performance Index) ditampilkan sebagai grafik batang dengan 6 minggu penghitungan bergulir? Seharusnya itu ditampilkan sebagai grafik garis dengan garis patokan 1,0 dan bulan penghitungan bergulir 6? Anda bahkan mungkin ingin mengejek beberapa laporan sampel untuk membiarkan mereka memilih format.

Sebuah dashboard proyek adalah alat populer untuk berkomunikasi kemajuan proyek untuk sponsor dan eksekutif senior lainnya. dashboard ini dimaksudkan untuk menunjukkan status proyek Anda sekilas dan dapat terdiri dari proyek SPI, CPI (Cost Performance Index), SV (Jadwal Variance), CV (Cost Variance), PV (Planned Value), AC (Aktual biaya), dan EV (Earned Value). Sebagai aturan, Anda tidak harus campuran indikator jadwal dengan indikator biaya, tetapi Anda dapat menunjukkan jadwal dan biaya indikator dalam kombinasi sponsor Anda ingin. Anda juga mungkin ingin memasukkan hal-hal seperti top 5 risiko, top 5 isu yang beredar, metrik perubahan (jumlah permintaan perubahan, jumlah yang diterima, jumlah ditolak, biaya total, dll), dan kualitas (jumlah tes, jumlah berlalu, jumlah gagal, laporan bug yang luar biasa, dll). Anda harus mencoba untuk menjaga dashboard Anda ke beberapa slide dan memberikan pendukung rinci dalam teks, atau format Excel sebagai cadangan.

Anda harus mengulangi pengumpulan persyaratan latihan dengan masing-masing kelompok pemangku kepentingan, berat kebutuhan mereka untuk informasi dengan kemampuan proyek untuk mengumpulkan dan mengkomunikasikannya. Tip: share sebanyak informasi yang dilaporkan ke kelompok lain dengan tim proyek (orang-orang benar-benar melakukan pekerjaan proyek), seperti yang mungkin. Organisasi Anda mungkin memiliki kebijakan atau pedoman sekitar apa yang bisa dan tidak bisa dibagi di luar kantor eksekutif; berbagi informasi sebanyak dengan tim mungkin tanpa melanggar kebijakan ini. Anda akan menemukan berbagi laporan positif akan meningkatkan moral, sementara berbagi laporan negatif akan menghentikan rumor yang lebih lanjut akan mengikis semangat.

Bersiaplah untuk menangkap dan melaporkan informasi dengan kelompok stakeholder, departemen, atau sub-proyek. Kelompok-kelompok individu pada tim Anda akan ingin kemampuan untuk melihat kemajuan mereka dalam isolasi dari sisa tim. Tip: pastikan bahwa Anda memecah pekerjaan bawah sehingga tugas yang dilakukan oleh kelompok-kelompok individu atau departemen yang diidentifikasi. Ini akan memungkinkan Anda untuk melaporkan grup kinerja dengan kelompok atau departemen dengan departemen dan masih menggulung total untuk melaporkan untuk seluruh proyek.

Informasi yang berencana untuk berkomunikasi akan mendorong kegiatan Anda sepanjang proyek. Rencana Anda harus mencakup metrik yang harus dikumpulkan untuk mendukung informasi Anda berencana untuk berkomunikasi. Anda akan perlu untuk mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi dan mana informasi tersebut akan disimpan dan dilaporkan dari. Ada 2 pertanyaan yang harus Anda tanyakan pada diri Anda sebelum Anda berkomitmen untuk menyediakan laporan:

1. Bagaimana saya mendapatkan informasi ini? (Yaitu apa metrik yang harus saya menangkap dan di mana akan mereka datang dari)

2. Di mana saya akan menyimpan metrik?

Kegagalan untuk menjawab kedua pertanyaan akan berarti bahwa baik Anda harus mengubah rencana Anda untuk tugas seseorang untuk mengumpulkan metrik, mengidentifikasi alat untuk menangkap dan mengambil metrik, atau menjatuhkan kebutuhan.

Akhirnya, jangan lupa prestasi individu dan manfaat ketika melaporkan kemajuan proyek. Tidak ada yang seperti berita baik untuk menjaga semangat tim yang tinggi dan perayaan prestasi anggota tim adalah sesuatu yang kebanyakan sponsor menikmati mendengar tentang.

Cara Berkomunikasi

Ada banyak cara yang berbeda dari komunikasi yang tersedia untuk Anda – muka dengan muka, e-mail, intranet, internet, surat biasa, telepon, konferensi video, dll, dll ini dapat dikelompokkan menjadi 2 kelompok: "push" komunikasi dan komunikasi "pull". Mendorong komunikasi mengharuskan Anda untuk mendorong informasi ke penerima sebagai nama menyarankan, sementara komunikasi tarik memerlukan penerima untuk secara aktif mengambil informasi dari sumber pusat. situs web dan repositori terpusat adalah contoh komunikasi tarik, sementara e-mail dan pertemuan adalah contoh push komunikasi.

Preferensi baik mendorong atau menarik komunikasi biasanya preferensi pribadi. Beberapa orang berurusan dengan informasi terbaik ketika itu disajikan kepada mereka dan beberapa lebih memilih untuk mengambilnya pada kenyamanan mereka sendiri. Bersiaplah untuk kebutuhan yang saling bertentangan dari individu-individu dalam kelompok pemangku kepentingan Anda. Anda mungkin harus membuat keputusan akhir tentang metode mana yang digunakan jika ada permintaan yang bertentangan. Atau, Anda mungkin dapat mengidentifikasi juru bicara untuk kelompok yang akan diberdayakan untuk mengidentifikasi kebutuhan kelompok. Pengecualian untuk aturan ini adalah sponsor proyek Anda. Karena hanya ada satu atau dua orang ini, Anda perlu memastikan bahwa metode komunikasi Anda memenuhi kebutuhan mereka

Tip:. Jika Anda menentukan bahwa proyek harus memiliki alat baru, seperti sebagai situs web, untuk memenuhi kebutuhan stakeholder, Anda akan perlu untuk membenarkan biaya dengan kasus bisnis. Menyatakan manfaat untuk proyek dalam hal bisnis yang membenarkan biaya. Anda juga bisa memasukkan manfaat yang menggantikan proyek Anda. Misalnya sebuah situs web atau tool seperti Lotus Notes bisa menguntungkan semua proyek organisasi Anda melakukan, dan bahkan dapat memberikan manfaat untuk operasi. Anda juga mungkin ingin menjelajahi memiliki PMO, atau Operasi menanggung biaya alat baru.

Ketika Berkomunikasi

jadwal komunikasi Anda akan didorong oleh kebutuhan audiens Anda dan ketersediaan informasi yang akan dikomunikasikan. Misalnya, jika Anda memiliki bandwidth, Anda bisa melaporkan setiap metrik dikelola oleh berkas Proyek MS Anda sehari-hari. Di sisi lain, Anda tidak dapat melaporkan hasil Rapat Gerbang Anda sampai Rapat Gerbang sebenarnya telah digelar. Ada juga ada alasan bahwa laporan yang disampaikan kepada satu kelompok pemangku kepentingan dwi-mingguan, tidak dapat dikomunikasikan kepada kelompok lain setiap minggu.

Anda perlu menggunakan akal sehat selain menangkap kebutuhan stakeholder Anda '. Jika Anda memilih untuk menggunakan "balai kota" untuk berkomunikasi dengan semua pemangku kepentingan, tidak menjadwalkan pertemuan terjadi mingguan. Tip: ketika merencanakan pertemuan yang melibatkan Anda (atau anggota tim lain) mengkomunikasikan informasi kepada audiens, menghitung penonton, kalikan jumlahnya dengan jumlah jam pertemuan berlangsung dan kalikan jumlahnya dengan tingkat tenaga kerja dimuat untuk kelompok itu. Hindari menghabiskan jumlah besar pada komunikasi sering.

Pertemuan-pertemuan lain, seperti pertemuan status dengan tim proyek harus dilakukan lebih sering untuk menghindari proyek akan keluar dari rel. Saya menemukan bahwa ketika proyek berada di trek, pertemuan status mingguan yang cukup. Ketika proyek Anda menemukan masalah, Anda mungkin ingin meningkatkan frekuensi untuk lebih mengontrol pekerjaan. Dalam kasus ekstrim seperti penyelamatan proyek, Anda mungkin perlu untuk menahan mereka sehari-hari. Tip:! ketika proyek berjalan lancar dan Anda memiliki sarana alternatif mengidentifikasi tugas selesai, jangan takut untuk membatalkan pertemuan kajian status dan memberikan tim satu jam off

Ingatlah bahwa komunikasi adalah bagian dari pekerjaan proyek. Anda harus mengelola pekerjaan dalam file MS Project Anda seperti tugas proyek lainnya, tapi masuk akal – tidak membebani diri Anda dengan melacak setiap pertemuan di MS Project. Anda harus menggunakan "berjalan-jalan" gaya manajemen jika tim Anda collocated, Anda tidak perlu melacak setiap pertemuan informal Anda miliki dengan anggota tim masing-masing. Gunakan MS Project untuk membantu Anda mengontrol proyek, tidak membebani diri dengan pekerjaan.

Alat dan Teknik

Alat dan teknik termasuk alat-alat yang akan anda gunakan untuk menyampaikan informasi, alat yang akan Anda gunakan untuk mengumpulkan informasi, dan alat-alat yang akan anda gunakan untuk menyimpan dan mengambil informasi. alat angkut akan mencakup e-mail, situs web, web gips, panggilan konferensi, konferensi video, direktori publik, pertemuan balai kota, dan alat-alat grafis seperti Excel. Apa yang Anda berkomunikasi, bagaimana Anda perlu berkomunikasi, dan anggaran komunikasi Anda akan menentukan mana dari alat ini Anda akan menggunakan.

Ada salah satu alat yang Anda akan mengandalkan lebih dari yang lain untuk mengelola informasi tentang proyek Anda: MS Project (atau Primavera, kalau itu alat perusahaan Anda telah dipilih untuk digunakan). Alat ini disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Proyek (PMI) oleh sebagian Ujian PMP Kursus persiapan dan dalam PMBOK. Alat ini mampu menangkap, memanipulasi, dan pelaporan sebagian besar informasi yang relevan proyek Anda sehingga Anda harus sangat akrab dengan penggunaan mereka. Ada banyak program yang sangat baik yang tersedia yang akan tanah Anda di dasar-dasar penggunaannya.

Organisasi Anda mungkin menggunakan sistem pelacakan waktu dalam hal ini Anda memiliki tambahan sumber informasi. alat pelacakan waktu Anda harus memungkinkan Anda untuk melaporkan biaya tenaga kerja untuk proyek Anda (misalnya mendukung pengisian waktu untuk kode proyek Anda). Hal ini juga harus mendukung pelaporan biaya ini oleh kelompok dan dengan jenis pekerjaan. Misalnya harus memberitahu Anda berapa banyak waktu yang dihabiskan minggu lalu pada analisis proyek perangkat lunak Anda. Anda harus mendamaikan metrik dari waktu sistem pelacakan dengan berkas Proyek MS Anda untuk memastikan mereka golnya. Tip: jika sistem pelacakan waktu Anda digunakan untuk menghasilkan gaji untuk tim Anda, membuat Alkitab Anda. Sebuah perbedaan berarti berkas Proyek MS Anda mungkin tidak akurat.

MS Project dilengkapi dengan pilihan "kaleng" melaporkan siap untuk Anda gunakan. Saya telah menemukan bahwa itu fitur yang paling berguna untuk melaporkan kemajuan proyek adalah kemampuannya untuk mengekspor data ke spreadsheet Excel. Karena Excel telah ada begitu lama itu kaya fitur dan mendukung hampir semua jenis grafik atau bagan yang dapat Anda bayangkan. Kuncinya di sini adalah untuk mengekspor informasi yang Anda butuhkan untuk mendasarkan laporan Anda pada, kemudian mengeditnya di Excel. MS Project berisi fasilitas bantuan yang cukup tentang cara mengekspor data

saya sebutkan 2 kategori yang berbeda untuk mendistribusikan informasi. Push dan pull. Banyak dari komunikasi proyek Anda akan meminjamkan diri dengan baik untuk kedua metode. Misalnya, jika Anda berkomunikasi Anda dapat meninjau laporan dashboard Anda dengan komite pengarah eksekutif proyek selama pertemuan, dorong ke tim proyek melalui siaran e-mail, dan menyimpannya di direktori umum atau situs web proyek.

Terakhir, ingat bahwa keakuratan informasi yang Anda berkomunikasi tentang proyek ini akan memiliki efek mendalam, baik atau buruk, pada reputasi Anda. Anda perlu melakukan yang terbaik Anda untuk memastikan informasi yang Anda berkomunikasi akurat. Langkah-langkah seperti rekonsiliasi antara waktu lembar dan berkas Proyek MS Anda dapat menyelamatkan Anda dari membuat klaim tentang kemajuan proyek yang tidak didukung oleh fakta-fakta. Bahkan dengan itu tingkat pengawasan informasi Anda masih bisa menyesatkan atau kedaluwarsa. Terbuka dan jujur ​​dengan komunikasi Anda: memberitahu audiens Anda di mana informasi berasal dari, bagaimana itu disusun, dan berapa lama itu. Jadilah yang akan datang dengan informasi yang dapat berdampak pada keakuratan laporan Anda dan biarkan audiens Anda membentuk pendapat mereka sendiri akurasi dan nilai komunikasi Anda.