Kita telah membahas pentingnya proyeksi arus kas di Bagian 1. Karena proyeksi kas paling baik dilayani “panas”, kemampuan untuk dengan cepat memasukkan informasi keuangan yang paling akurat sangat penting untuk pembuatan proyeksi reguler. Pada bagian seri artikel ini kami akan fokus pada mengidentifikasi beberapa kendala dan masalah paling signifikan seputar QuickBooks® Cash Flow Projector.

6 langkah proses. Pembuatan Proyeksi Arus Kas 6 minggu di QuickBooks (Perusahaan / Perencanaan & Penganggaran / Proyektor Arus Kas) minimal proses 6 langkah (secara harfiah, ada 5 langkah / layar di QuickBooks sebelum Anda sampai ke laporan aktual). Kami akan merujuk langkah-langkah ini saat kami membahas masalah lain.

Proyeksi dibatasi hingga 6 minggu. Tentu saja ketika hanya menggunakan yang aktual (faktur terbuka, tagihan yang belum dibayar, dll.) Jangka waktu ini tepat karena biasanya vendor mengirimkan permintaan pembayaran mereka tidak lebih dari 30-45 hari sebelumnya. Dan, faktur khas perusahaan adalah apa pun mulai dari “Karena Tanda Terima” hingga “Net 30”. Tentu saja, ada pengecualian. Masalahnya adalah bahwa perusahaan perlu memiliki gambaran jangka panjang tentang masa depan keuangan mereka sehingga perencanaan dan persiapan yang diperlukan dapat terjadi. Paling tidak satu tahun direkomendasikan untuk proyeksi tunai. QuickBooks memang memiliki proyeksi jangka panjang (disebut Prakiraan Arus Kas), tetapi ini adalah laporan terpisah, dan ia memiliki sejumlah kendala sendiri.

Tidak mempertimbangkan Faktur (faktur Anda kepada klien). Sebagai gantinya pengguna harus memasukkan “penerimaan kas yang diproyeksikan” untuk setiap minggu (3 dari 5 langkah). Untuk keakuratan, ini akan mengharuskan pengguna untuk pergi ke laporan Faktur Terbuka dan mengumpulkan angka-angka untuk setiap minggu, membuat penyesuaian mental untuk faktur-faktur yang diperkirakan akan menunggak atau dibayar sebelum tanggal jatuh tempo, catat semua nomor subtotal yang diperlukan, dan kemudian kembali ke proyeksi arus kas (langkah # 3) dan masukkan informasi yang sesuai. Paling-paling proses ini rumit dan lambat, paling buruk memiliki potensi kesalahan entri tanggal pengguna yang akan berdampak pada keakuratan proyeksi arus kas.

Dimasukkannya pinjaman dalam proyeksi belum tentu merupakan proses yang jelas dan bersih. Dari layar “Penerimaan Kas” (proses ke-3 dari 5 langkah) pengguna berlanjut ke layar “Pengeluaran Bisnis”. Pinjaman dapat berupa “Biaya Bisnis” (karena itu dapat berulang pada proyeksi) atau dimasukkan sebagai tagihan pada langkah “Hutang Usaha” (karena itu TIDAK berulang pada proyeksi). Jika pengguna memilih untuk menggunakan kedua metode pinjaman, maka ada risiko duplikasi biaya karena akan muncul sebagai Biaya Bisnis dan sebagai Hutang Akun (terakhir dari 5 langkah). Hal yang sama berlaku untuk setiap pengeluaran bisnis yang Anda masukkan yang akhirnya muncul sebagai Vendor Bill. Tagihan harus dicadangkan (dalam langkah 5) atau penyesuaian dibuat untuk Biaya Bisnis minggu yang sesuai (langkah # 4). Sekali lagi, kami berisiko tinggi entri data pengguna atau kesalahan perhitungan.

Tidak memungkinkan penyesuaian mudah untuk jumlah pembayaran Vendor. Langkah ke-5 QuickBooks (layar Utang Hutang) tidak dengan mudah mengizinkan penyesuaian jumlah pembayaran (mis., Saat ini, perusahaan hanya ingin membayar sebagian dari tagihan yang belum dibayar). Jenis penyesuaian terhadap jumlah yang harus dibayar harus dihitung secara manual di semua vendor dan jumlah yang sesuai dimasukkan sebagai 2 atau lebih entri Penyesuaian (kurangi apa yang tidak Anda bayar dalam minggu tertentu, tambahkan apa yang Anda bayar dalam minggu tertentu). Penyesuaian jumlah mingguan harus dimasukkan sebagai “Penyesuaian” yang tidak dijelaskan; karena itu Anda tidak akan tahu tagihan mana yang tidak Anda pertimbangkan untuk membayar penuh. Proses ini menciptakan probabilitas tinggi entri pengguna atau kesalahan perhitungan yang dapat memiliki konsekuensi serius pada keakuratan proyeksi arus kas.

Tidak memungkinkan penyesuaian mudah untuk waktu pembayaran Vendor. Pengguna harus kembali ke layar A / P (terakhir dari 5 langkah) untuk melakukan penyesuaian tanggal pembayaran untuk tagihan tertentu. Ini bisa memakan waktu lama jika Anda perlu bermain “bagaimana jika” selama beberapa tagihan selama beberapa minggu.

Pada bagian 3 dari seri ini kami akan meninjau CASH Cop, alat tambahan yang terintegrasi dengan QuickBooks, dan bagaimana ia mengatasi kendala dan masalah utama yang diidentifikasi di atas.