Konferensi video, konferensi web, dan rapat online dengan cepat menjadi alat penting bagi organisasi yang harus berkomunikasi dengan staf, klien, atau siswa di lokasi geografis yang berbeda. Jika Anda telah berpikir tentang menggunakan teknologi ini untuk perusahaan Anda, penting untuk terlebih dahulu menjabarkan kebutuhan Anda dan kemudian mencocokkannya dengan berbagai sistem konferensi online yang ditawarkan di pasar. Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan ketika Anda mencari-cari sistem yang terbaik untuk Anda:

1. Apakah Anda perlu berkomunikasi dengan satu lokasi statis atau dengan berbagai kemungkinan lokasi yang berubah? Beberapa sistem konferensi dirancang untuk menghubungkan dua atau lebih lokasi spesifik. Jika Anda memiliki kantor pusat dan kantor cabang tetap yang ingin Anda ajak berkomunikasi, maka sistem koneksi tetap bisa bekerja untuk Anda.

Namun, jika Anda ingin terhubung dengan berbagai lokasi atau mengizinkan orang di mana saja untuk bergabung dengan konferensi atau rapat Anda, maka Anda harus memilih sistem yang memungkinkan Anda menambahkan pengguna di mana pun mereka masuk.

2. Apakah Anda menginginkan sistem berbasis browser atau dapatkah Anda bekerja dengan perangkat lunak berpemilik? Beberapa aplikasi konferensi web dan video asli memiliki perangkat lunak sendiri dan bahkan perangkat keras khusus untuk diinstal. Sekarang dimungkinkan untuk menggunakan sistem konferensi yang berjalan di semua browser dan semua sistem operasi tanpa memerlukan perangkat keras khusus. Lihatlah berbagai sistem yang ditawarkan dan pilih yang sesuai dengan kemampuan teknis organisasi Anda.

3. Apakah beberapa peserta Anda berada di belakang firewall? Saat ini banyak, jika tidak sebagian besar kantor, dan bahkan komputer individu yang terhubung ke Internet dilindungi oleh firewall. Firewall mencegah hacker, tetapi mereka juga dapat menimbulkan masalah bagi beberapa sistem konferensi. Periksa untuk melihat apakah sistem konferensi pilihan Anda dapat mengatasi masalah ini.

4. Seberapa penting video bagi Anda? Jika Anda ingin melihat kolega dan staf Anda saat mereka berpartisipasi dalam rapat Anda, maka Anda akan memerlukan sistem yang memungkinkan beberapa lokasi terhubung ke pertemuan dengan kamera web. Periksa untuk melihat berapa banyak jendela video individual yang diizinkan oleh berbagai aplikasi yang Anda pertimbangkan, dan pilih salah satu yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

5. Fitur apa yang Anda butuhkan? Apakah Anda ingin memberikan polling kepada peserta dan mendapatkan hasil langsung saat Anda online? Beberapa sistem memungkinkan tuan rumah untuk mengajukan pertanyaan dan kemudian semua peserta dapat memilih atau memberikan jawaban dengan mengklik mouse mereka.

Apakah Anda ingin berbagi aplikasi secara online? Jika sistem konferensi Anda memungkinkan berbagi aplikasi maka tuan rumah dapat menyajikan presentasi PowerPoint, misalnya, yang akan terlihat oleh semua peserta.

Buatlah daftar fitur komunikasi yang Anda butuhkan dan sesuaikan dengan kemampuan masing-masing sistem yang Anda pertimbangkan.

6. Berapa anggaran Anda? Tentu saja Anda menginginkan sebagian besar fitur yang mungkin tetapi Anda juga harus mempertimbangkan biayanya. Ketika Anda membuat keputusan, ingatlah manfaat yang akan Anda dapatkan dengan berkomunikasi online, pikirkan tentang biaya melakukan offline ini dan kemudian lihat biaya yang dibebankan oleh penyedia teknologi konferensi. Pilih paket komunikasi yang akan memberi Anda pengembalian investasi Anda.

Sekarang, dengan dilengkapi daftar periksa ini, online dan lakukan pencarian untuk konferensi web atau video dan pilih sistem yang akan memungkinkan Anda untuk melakukan rapat online dengan harga yang Anda mampu.