Teknologi konferensi web dan video menjadi semakin canggih setiap hari. Beberapa tahun yang lalu adalah hal yang baru untuk berbicara dengan seseorang secara online, dan melihat gambarnya pada saat yang bersamaan. Hari ini konferensi web menyatukan seluruh perusahaan dalam interaksi yang kompleks yang membuat saingannya berhadapan langsung. Bagaimana Anda mendapat manfaat dari perkembangan terbaru dalam konferensi web tergantung pada kebutuhan khusus Anda. Inilah beberapa poin yang harus Anda pertimbangkan.

1. Apakah Anda perlu membuat Powerpoint atau presentasi lain selama konferensi Anda?

Jika Anda menjawab “ya” untuk pertanyaan ini, maka Anda akan senang mengetahui bahwa layanan konferensi web dan video saat ini memungkinkan tuan rumah konferensi untuk menyajikan peragaan slide atau demonstrasi power point yang akan terlihat di layar semua peserta. sebuah konferensi. Demikian pula, tuan rumah juga dapat membuka dan menampilkan format dokumen lain kepada peserta mereka. Jika Anda memerlukan kemampuan semacam ini, pastikan penyedia konferensi Anda dapat memberikan ini kepada Anda.

2. Apakah Anda memerlukan konferensi telepon yang terintegrasi dengan konferensi web / video Anda?

Banyak organisasi menganggap konferensi telepon sebagai cara yang efektif untuk menyelesaikan pekerjaan. Jika Anda sudah terhubung dengan anggota dan staf Anda melalui konferensi telepon, Anda dapat memperluas ini dengan memilih sistem konferensi web yang mengintegrasikan konferensi telepon bersama dengan konferensi online. Layanan gabungan ini akan memberi Anda kemudahan konferensi telepon bersama dengan fitur visual dan presentasi yang ditingkatkan dari konferensi online.

Beberapa layanan memungkinkan tuan rumah untuk membayar tagihan jarak jauh dari semua peserta (konferensi bebas pulsa), sementara yang lain meminta setiap peserta untuk menutup biaya jarak jauh mereka.

3. Apakah semua peserta konferensi Anda menggunakan jenis komputer yang sama?

Jika peserta Anda akan menggunakan berbagai komputer (PC, Mac, Linux) maka Anda akan mendapat manfaat paling banyak dengan memilih sistem konferensi web yang berfungsi pada platform apa pun. Sementara sistem konferensi sebelumnya memerlukan pengunduhan perangkat lunak kompleks yang hanya akan berfungsi pada sistem operasi tertentu, format konferensi yang lebih baru dikirim secara online dan berbasis browser. Mereka bekerja pada sistem operasi apa pun dan jika Anda berada di audiens yang beragam, maka Anda akan mendapatkan hasil terbaik dengan jenis konferensi ini.

4. Apakah salah satu teknisi Anda perlu “mengambil alih” dan mengoperasikan komputer dari salah satu peserta Anda?

Jika Anda ingin menggunakan konferensi sebagai alat layanan dan ingin menghindari keharusan mengirimkan tim layanan Anda pada kunjungan fisik ke klien, Anda dapat menghemat banyak waktu dan biaya perjalanan dengan memilih sistem konferensi web dan video yang memungkinkan sejumlah konferensi untuk online dan benar-benar mengendalikan komputer klien atau peserta konferensi. Jika Anda melihat konferensi web sebagai alat layanan purna jual, maka fitur khusus ini mungkin akan memberi Anda salah satu manfaat paling penting yang dapat Anda harapkan.

5. Apakah Anda ingin melakukan jajak pendapat atau survei online selama konferensi?

Jika Anda memiliki organisasi besar dan ingin membuat jajak pendapat yang cepat dan akurat atau memberikan suara pada masalah tertentu maka kemampuan polling baru dari layanan web conferencing paling canggih akan menjadi fitur penting bagi Anda.

Demikian pula, jika Anda perlu mengumpulkan informasi demografis tentang peserta rapat Anda, mendapatkan masukan yang berharga, atau kuis dan menguji peserta Anda, maka kemampuan survei online baru dari sistem konferensi web saat ini akan menjadi fitur penting yang harus dicari ketika memilih format konferensi Anda. Data dari jenis “survei” online ini biasanya dapat disimpan dan digunakan untuk penggunaan di masa mendatang.

6. Apakah Anda ingin bertukar pikiran secara online, menggunakan “papan tulis”?

Brainstorming adalah cara yang bagus untuk memanfaatkan ide-ide kelompok dan untuk menghasilkan dan memilih ide-ide baru. Jika ini yang ingin Anda lakukan ketika mengadakan pertemuan fisik, maka Anda mungkin ingin dapat melakukan hal yang sama di pertemuan virtual Anda juga. Ini sekarang dimungkinkan di beberapa sistem konferensi web yang lebih canggih dengan menggunakan “notepad grup” yang memungkinkan peserta rapat untuk memanfaatkan ruang kerja bersama. Hasil dari sesi curah pendapat ini biasanya dapat disimpan di area penyimpanan.

Manakah dari fitur ini yang paling menguntungkan Anda? Itu semua tergantung pada kebutuhan khusus Anda. Namun, satu hal yang pasti: sekali Anda mengalami kenyamanan pertemuan online, Anda tidak akan ingin kembali ke era ketika setiap pertemuan mengharuskan Anda untuk mengemas tas Anda dan naik pesawat terbang.