Konsep konferensi tidak sepenuhnya baru. Sudah ada beberapa waktu dengan solusi konferensi seperti telekonferensi dan seminar web yang digunakan oleh banyak organisasi. Sekarang secara bertahap, layanan konferensi lainnya seperti konferensi video web telah diperkenalkan. Bersama-sama, solusi konferensi web audio video akan membuat dampak yang kuat pada cara organisasi berkomunikasi dengan klien, mitra, atau pemasok mereka, dan bagaimana mereka berinteraksi di rumah. Awalnya, harga layanan ini berada di sisi yang lebih tinggi. Ini membatasi penggunaannya hanya untuk perusahaan bisnis besar. Namun, ada tren yang berubah dengan harga untuk layanan ini secara bertahap turun. Tren positif ini diharapkan mendorong semakin banyak organisasi untuk menggunakan solusi konferensi khusus ini.

Solusi konferensi video audio berfungsi sebagai alat yang efektif untuk berkomunikasi dengan orang-orang yang berlokasi di lokasi terpencil secara real time. Keuntungan terbesar dari layanan tersebut adalah bahwa organisasi sekarang dapat melakukan pertemuan, acara, konferensi, pelatihan, peluncuran produk dari kantor mereka dan ribuan orang dapat menjadi bagian darinya tanpa secara fisik hadir di sana. Selain itu, solusi konferensi ini berfungsi sebagai alat interaktif juga, itu menjadi teknologi komunikasi dua arah. Oleh karena itu, para peserta juga dapat berinteraksi dengan tuan rumah dan peserta lain, juga. Tidak hanya secara eksternal, konferensi video web ini dapat digunakan untuk komunikasi atau acara internal.

Organisasi juga dapat menggunakan solusi konferensi audio dan video untuk mengambil keuntungan dari tingkat keamanan yang tinggi, selama pertemuan virtual dengan klien, di mana kerahasiaan tidak dapat dihindari. Hal ini dimungkinkan melalui perlindungan dan pembatasan lengkap dengan PIN dan kata sandi yang aman. Tuan rumah konferensi video diizinkan untuk konferensi sedang. Selain itu, tuan rumah juga berwenang untuk memverifikasi keaslian peserta konferensi video. Juga, audio konferensi video web. perangkat lunak dirancang dengan cara yang memungkinkan sesi konferensi rahasia dikunci, untuk membatasi peserta yang tidak perlu untuk bergabung dalam konferensi.

Dengan ketersediaan layanan konferensi audio, video, dan web yang bermanfaat dan dinamis, organisasi dapat menunda kekhawatiran mereka, terkait dengan persiapan dan perencanaan yang lengkap, bahkan untuk rapat kecil, biaya perjalanan, penyewaan mobil, biaya akomodasi, tunjangan makan, dan sebagainya. Biaya ini sepenuhnya dihilangkan dengan layanan konferensi virtual. Manfaat terbesar tentang konferensi virtual adalah membantu dalam kolaborasi ratusan orang secara instan dan itu terlalu serempak.

Hari ini, ketika sebuah organisasi berencana untuk melakukan peluncuran produk, mengadakan sesi pelatihan untuk karyawan atau rekrutan baru, mengadakan konferensi pers atau melakukan pertemuan rahasia, organisasi hanya perlu memanfaatkan layanan penyedia layanan yang berurusan dengan solusi konferensi yang tidak dapat menawarkan hanya solusi konferensi terbaik tetapi juga paling ekonomis. Tidak diragukan lagi, organisasi dapat menggunakan layanan konferensi audio, video, dan web dalam kegiatan bisnis sehari-hari mereka. Manfaat layanan konferensi virtual tidak hanya terbatas pada organisasi korporat dan komersial global. Saat ini, siswa dalam jumlah besar juga menggunakan layanan konferensi virtual, terutama layanan pelatihan untuk menghadiri kuliah dan kelas online.