Zoom sudah menjadi sebuah kata, seperti googling sebelumnya.

Di tengah pandemi virus korona dan perlindungan yang diwajibkan negara, begitu banyak pertemuan Zoom dilakukan, sungguh mengherankan jika sistem bertahan.

Rapat zoom bisa menyenangkan bagi keluarga dan pembangun moral bagi staf, tetapi pertemuan itu juga muncul sebagai titik penghubung utama, terutama bagi organisasi nirlaba yang ingin menjaga hubungan dengan pendukung pendukung. Karena konteks sosial tempat kita hidup – keadaan normal baru – berubah dari waktu ke waktu, memperkirakan lebih banyak rapat online adalah tebakan yang aman.

Untuk jangka waktu yang tidak ditentukan, staf pengembangan nirlaba tidak dapat bepergian, dan ekonomi sedang melambat, sehingga rapat Zoom menjadi cara yang baik untuk mengelola hubungan. Akibatnya, kita semua belajar sambil jalan.

Dengan pemikiran tersebut, berikut adalah beberapa rekomendasi untuk membuat rapat Zoom nonprofit Anda (atau perangkat lunak rapat online serupa seperti Skype, GoToMeeting) menguntungkan:

1) Kembangkan rencana enam bulan berbasis digital, bukan berbasis perjalanan, untuk setiap segmen basis donor Anda. Ini dapat ditentukan oleh jumlah hadiah, usia, atau sebutan lain yang bermakna bagi misi lembaga nonprofit Anda.

2) Beri masing-masing inisiatif ini judul dan buat pendekatan atau perjalanan, jumlah pertemuan (menghindari kelelahan donor), poin pembicaraan, dan masukan bernilai tambah yang memperkuat donor, kemudian tingkatkan jumlah pertemuan seputar apa yang paling berhasil untuk membuat mereka tetap mendapat informasi , bersemangat, dan terlibat.

3) Buat template untuk undangan, pengingat, dan email tindak lanjut Anda, tampilan profesional yang menghadirkan lembaga nonprofit dengan langkah terbaiknya ke depan.

4) Ketahuilah bahwa para donor juga mempelajari perangkat lunak pertemuan online, jadi buatlah bergabung dalam pertemuan-menghubungkan-sesederhana mungkin, kemungkinan tidak menggunakan kata sandi kecuali jika dianggap benar-benar diperlukan untuk keamanan.

5) Buat naskah pertemuan, yaitu, jangan menyimpang. Identifikasi tema, poin presentasi, hasil yang diinginkan, langkah-langkah tindakan, dan berapa lama pertemuan akan berlangsung lebih singkat biasanya lebih baik.

6) Periksa pencahayaan sebelumnya. Pencahayaan yang lebih baik meningkatkan citra dan dampak profesional Anda. Pencahayaan – yang oleh teknisi pencahayaan disebut Key (langsung ke arah speaker), Pencahayaan rambut (overhead), dan Fill (samping) – membuat perbedaan antara rapat yang tampak seolah-olah terjadi di studio dan rapat yang terasa seperti sedang berlangsung di sebuah terowongan.

7) Periksa suara sebelumnya. Hampir selalu menggunakan mikrofon eksternal

menghasilkan suara yang lebih lengkap, lebih penuh dan mengurangi gema.

8) Tentukan latar belakang apa yang ingin Anda bagikan di belakang pembawa acara dan / atau pembicara panelis. Apakah ini virtual atau Anda perlu menyiapkan layar hijau? Apakah latar belakang Anda mengalahkan pembicara? Latar belakang bisa berupa logo organisasi nirlaba, jika hal ini tidak mengganggu, atau bisa jadi peta atau gambar lain yang berkaitan dengan misi Anda.

9) Jika ada potensi WiFi Anda menjadi tidak stabil, gunakan kabel ethernet untuk menghubungkan komputer Anda langsung ke router Anda. Ini membantu mengurangi penundaan dan gangguan.

10) Putuskan apakah merekam rapat diperlukan dan sesuai, dan jika Anda merekam, tentukan bahwa Anda perlu memberi tahu peserta tentang hal ini di bagian atas rapat.

11) Setelah donor Anda bergabung, arahkan mereka ke pojok kanan atas

layar mereka dan menyarankan agar mereka mengeklik Tampilan Pembicara sehingga mereka dapat fokus pada orang yang mempresentasikan dan mengurangi gangguan dari orang lain. Dan beri tahu mereka tentang tombol Obrolan di bagian bawah dan cara menggunakannya untuk mengajukan pertanyaan.

12) Sambut tamu Anda, ucapkan terima kasih atas waktunya, beri tahu mereka-jika ini cocok untuk Anda

tujuan-bahwa mereka akan diredam untuk mengurangi kebisingan yang tidak disengaja dari batuk, anak-anak, hewan peliharaan, dll. -lalu Pergi … pastikan untuk mengakhiri pada waktu yang telah dijadwalkan.

Rapat Zoom yang disajikan dengan baik dapat menciptakan dampak yang hebat atau bahkan lebih besar daripada rapat tatap muka. Persiapkan dan praktekkan. Lakukan pertemuan Zoom Anda seperti Oscar.

© Dr.Rex M. Rogers – Semua Hak Dilindungi, 2020