Di depan teknologi yang cepat berubah saat ini, konferensi video telah berkembang menjadi layanan “mudah digunakan” yang berbasis di cloud. Anda tidak lagi memerlukan perangkat keras yang mahal, misalnya kamera video, sistem switching video, dan monitor yang diletakkan di sekitar meja konferensi. Yang diperlukan hanyalah desktop atau laptop dengan webcam dan koneksi internet yang baik untuk Anda dan peserta konferensi, dan Anda baik-baik saja. Layanan baru ini disebut layanan konferensi video desktop dan ada beberapa fitur yang perlu Anda cari ketika memilih salah satu layanan ini.

Pertama-tama, Anda ingin memastikan video tersebut HD atau video berkualitas definisi tinggi. Kualitas HD adalah gambar video yang jauh lebih terang dan lebih tajam. Itu tidak kabur atau dicuci dalam warna. Warnanya cerah dan lebih terlihat seperti Anda berada di ruangan dengan peserta konferensi Anda.

Kedua, Anda ingin melihat bagaimana audio ditangani. Apakah Anda harus memutar ke jembatan konferensi yang terpisah atau apakah audio termasuk dalam layanan desktop? Sebenarnya kedua solusi itu layak. Audio protokol suara melalui Internet (VOIP) adalah fitur yang baik untuk memiliki layanan video, tetapi Anda mungkin akan menemukan bahwa kualitasnya lebih baik untuk konferensi dengan sejumlah kecil pihak, misalnya lima hingga sepuluh pihak pada setiap panggilan. Ketika Anda menambahkan lebih banyak pihak, kemungkinan salah satu pihak memiliki koneksi Internet yang lebih rendah menjadi lebih besar, yang mengarah pada peningkatan kemungkinan kebisingan atau kegugupan pada bagian audio panggilan. Dengan audio VOIP, layanan harus dapat sepenuhnya direkam pada satu rekaman.

Menggunakan audio jembatan konferensi memberikan audio kualitas terbaik bahkan pada sejumlah besar peserta. Panggilan seratus atau lebih dapat ditangani dengan sempurna dengan menggunakan jembatan konferensi.

Fitur selanjutnya yang harus Anda cari adalah alat konferensi web. Layanan yang Anda pilih harus memiliki alat konferensi web umum, seperti presentasi slide PowerPoint. Seharusnya ada tautan untuk memungkinkan slide PowerPoint diunggah dan disimpan di cloud untuk digunakan saat ini dan di masa depan. Selain itu, berbagi desktop harus disertakan, memungkinkan Anda untuk berbagi file yang tersimpan di desktop Anda. Anda dapat membuka dokumen dan mengizinkan peserta konferensi untuk membuat perubahan dan berkolaborasi dalam modifikasi. Alat penjelasan harus tersedia untuk membantu mark up kontrak dan dokumen. Fitur obrolan langsung juga harus disertakan untuk mengobrol pribadi dengan peserta konferensi atau ke grup. Polling juga harus dimasukkan sebagai fitur lain.

Alat utama yang Anda pilih harus berisi ketiga teknologi telekonferensi, video kualitas HD, audio VOIP dan semua alat konferensi web, semuanya digulung menjadi satu layanan yang dapat direkam di awan. Layanan ini memungkinkan Anda untuk melihat semua peserta konferensi di monitor Anda secara bersamaan, mendengar apa yang dikatakan semua orang dan dapat berkolaborasi dalam dokumen dan presentasi. Layanan ini biasanya dihargai berdasarkan tarif tetap, penggunaan tidak terbatas, berdasarkan jumlah peserta konferensi pada panggilan Anda.

Ada banyak layanan konferensi video desktop yang tersedia untuk dipilih, jadi ketika Anda melakukan uji tuntas, pastikan bahwa fitur-fitur yang diuraikan di atas hadir dalam layanan yang Anda pilih.