Pasar konferensi hari ini dibanjiri tidak hanya dengan ribuan penyedia konferensi web, tetapi lebih banyak lagi layanan konferensi web, sehingga menyulitkan untuk menyaring massa untuk menemukan pilihan terbaik untuk kebutuhan bisnis unik Anda. Untungnya, tim kami membuat beberapa langkah untuk memastikan Anda menemukan penyedia dan layanan yang tepat untuk bisnis Anda.

Untuk memulai, Anda harus memahami opsi Anda. Solusi konferensi web beragam – sebagian besar menawarkan fitur umum yang sama, namun beberapa menawarkan fitur khusus yang eksklusif untuk penyedia itu. Misalnya, fitur khas yang sebagian besar penyedia konferensi web tawarkan meliputi:

• Desktop dan berbagi file – penting untuk konferensi web yang sukses, desktop dan berbagi file membantu memastikan semua peserta Anda berada di halaman yang sama dan melihat informasi yang relevan saat Anda menyajikan
• Opsi manajemen – termasuk pengingat otomatis, templat email, dan tindak lanjut untuk menghilangkan tekanan dari perencanaan dan menyusun konferensi; beberapa penyedia bahkan menawarkan integrasi dengan Microsoft Outlook untuk menyederhanakan pertemuan penjadwalan dan mendistribusikan undangan
• Rekaman konferensi – untuk peserta yang tidak dapat hadir karena sakit, perbedaan waktu, atau alasan lain, Anda dapat merekam pertemuan langsung Anda dan membuatnya tersedia untuk diputar di masa mendatang.
• Whiteboarding – memungkinkan peserta untuk berkolaborasi secara real-time satu sama lain dengan menggambar atau menulis di papan tulis virtual
• Sub-konferensi pribadi – memungkinkan Anda berbicara secara pribadi dengan hanya peserta yang Anda pilih (misalnya, jika Anda mengadakan konferensi web dengan salah satu kantor satelit dan calon klien bisnis Anda, Anda dapat berbicara secara pribadi dengan cabang satelit Anda secara real-time tanpa mengganggu presentasi
• Umpan balik instan – survei, pemungutan suara, dan sesi tanya jawab memberi Anda umpan balik cepat, pada akhir konferensi Anda, beberapa penyedia juga menawarkan laporan dan statistik individual

Dimana penyedia konferensi dan layanan mereka paling berbeda dalam hal jumlah maksimum peserta yang diizinkan selama konferensi; Seringkali layanan berbasis berlangganan membatasi jumlah maksimum peserta yang diizinkan dalam setiap pertemuan. Layanan seperti InterCall Unified Meeting menyediakan konferensi web untuk grup kecil mulai dari 2 hingga 125, sementara Pusat Acara WebEx, misalnya, menampung hingga 3.000 peserta.

Penting juga untuk mengetahui perangkat lunak apa yang dibutuhkan oleh setiap penyedia dan layanannya. Idealnya Anda harus mencari sesuatu yang berfungsi dengan apa yang sudah Anda miliki. Jika Anda mulai dari awal maka Anda harus menentukan perangkat lunak apa yang Anda sukai setiap hari, dan menemukan layanan yang dapat mendukungnya.

Ketika tiba saatnya untuk membuat keputusan besar, telusuri semua yang Anda temukan tentang calon calon web conferencing Anda dan persempit daftar sebanyak mungkin. Setelah Anda pergi ke segelintir layanan / penyedia mencari ulasan – tidak ada kekurangan pendapat di pasar, dan sementara Anda harus mengambil masing-masing dengan sebutir garam, mereka dapat menawarkan beberapa poin yang sangat menarik dan informatif yang mungkin berkaitan dengan Anda dan kebutuhan Anda.