Prajurit, insinyur, dan penulis Henry Martyn Robert menulis yang pertama Aturan pesanan (RO) untuk rapat pada 1876 dan merevisinya pada 1915 (ROR singkatan baru). Pada 2011, buku edisi ke-11 Aturan Pesanan Baru Direvisi (RONR) berdasarkan aturan Mr. Robert dirilis. Buku ini telah menjadi pedoman struktural untuk rapat komite kecil hingga konvensi besar selama lebih dari seabad. RONR adalah proses yang sangat formal dengan bahasa dan ketentuannya sendiri untuk mengendalikan rapat. Dengan implementasi tim di banyak jenis organisasi, apakah RONR masih relevan?

Pada tahun 2003, Wisaya Rapat memberi hak cipta proses RARA setelah bertahun-tahun melatih orang dalam rapat mekanik. RARA adalah akronim dari komponen pertemuan yang berhasil yang mencakup Peran, Agenda, Catatan, dan Tindakan. Proses yang mudah diingat ini pertama kali diterbitkan sebagai buku RARA: Pendekatan Seorang Penyihir Rapat pada tahun 2007. RARA adalah proses kerja sama untuk mencapai tujuan setiap pertemuan, terlepas dari siapa peserta rapat. Proses RARA menyediakan struktur yang mudah diikuti dan menerapkan bagi bisnis dan organisasi lain untuk mengadakan pertemuan tim yang lebih efektif dan efisien di semua tingkatan. Haruskah konsep RARA menggantikan RONR dalam rapat?

Berikut adalah beberapa poin utama pada setiap proses pertemuan untuk membandingkan RONR dan RARA. Setiap proses mengandung beberapa kesamaan dengan yang lain, serta beberapa perbedaan yang nyata. Untuk menjawab dua pertanyaan di atas, tinjau setiap proses untuk memutuskan mana yang paling cocok untuk pertemuan reguler.

RONR termasuk: penanganan agenda terperinci, pedoman risalah rapat, peran utama ditentukan, pelacakan tindakan / gerakan, dan kemampuan untuk merujuk / tabel tindakan. RONR menyediakan struktur yang ketat untuk waktu diskusi dan aturan untuk memilih mosi / keputusan, pertemuan yang dijalankan oleh ketua, anggota dapat berpartisipasi, serta otoritas dan proses untuk mendisiplinkan gangguan dan masalah selama waktu pertemuan. RONR mendefinisikan jenis rapat sebagai: reguler, khusus (alias sesuai kebutuhan), ditunda / dilanjutkan, tahunan, konvensi, eksekutif, publik, atau elektronik.

RARA termasuk: format agenda yang disarankan, templat untuk catatan / menit rapat, beberapa peran yang mungkin ditentukan, penugasan item tindakan, dan pelacakan topik di masa mendatang. RARA menawarkan ide-ide yang fleksibel untuk periode diskusi dan membuat keputusan; pertemuan yang dipandu oleh pemimpin / fasilitator; anggota harus berpartisipasi; dan daftar gangguan rapat tipikal ditambah metode terbaik untuk menanganinya. RARA mendefinisikan jenis pertemuan sebagai: pengambilan keputusan, pembuatan daftar, penyelesaian masalah, perencanaan proyek, perencanaan strategis, atau pengarahan. RARA juga mendefinisikan metode rapat sebagai: tatap muka, telekonferensi, konferensi video, dan internet (alias virtual).

Jawaban untuk kedua pertanyaan itu – tergantung pada tujuan pertemuan, jenis pertemuan, peserta rapat, dan berapa banyak struktur yang dibutuhkan oleh organisasi. Apakah organisasi itu bisnis nirlaba, kantor pemerintah, atau nirlaba, poin Aturan Aturan Robert (RONR) dan pendekatan RARA Wizard Rapat harus ditinjau untuk menentukan yang paling cocok dengan jenis pertemuan yang akan diadakan untuk organisasi. Setelah diketahui, komunikasikan proses yang diinginkan di seluruh organisasi sehingga semua orang tahu apa yang harus dilakukan. Dan kemudian rencanakan untuk menyediakan buku referensi atau pelatihan sehingga semua orang tahu bagaimana melakukan pertemuan dengan cara yang disukai.